EUs GDPR-representant (artikkel 27 GDPR)

Hvis bedriften din er etablert utenfor EU, men tilbyr varer eller tjenester til enkeltpersoner i EU, kan personvernforordningen (GDPR) kreve at du utnevner en representant i EU.

EaseCert tilbyr en EU GDPR Representativ tjeneste i henhold til artikkel 27 i forordning (EU) 2016/679 for kvalifiserte bedrifter utenfor EU. EaseCert GmbH, etablert i Tyskland, fungerer som ditt utpekte kontaktpunkt i EU for registrerte og kompetente tilsynsmyndigheter for personvern.

Vår tjeneste tilbys for en engangsavgift uten årsabonnement, å gi bedrifter utenfor EU en praktisk måte å oppfylle sin forpliktelse til å være representant for EU, samtidig som de opprettholder et tydelig europeisk kontaktpunkt.

Hvem trenger en EU GDPR-representant?

Artikkel 27 i GDPR kan gjelde for virksomheter som er etablert utenfor EU, men som faller inn under GDPRs territoriale virkeområde i henhold til artikkel 3(2).

Dette kan inkludere selskaper utenfor EU som:

• tilby varer til enkeltpersoner som befinner seg i EU;
• tilby tjenester til enkeltpersoner som befinner seg i EU;
• drive nettbutikker rettet mot kunder i EU;
• behandle personopplysninger i forbindelse med slike salg eller tjenester innenfor EU; eller
• overvåke atferden til enkeltpersoner i EU.

Typiske eksempler inkluderer selskaper basert i USA, Storbritannia, Sveits, Canada, Australia, Japan og andre land utenfor EU som selger direkte til europeiske forbrukere.

Artikkel 27 inneholder et unntak for visse behandlinger som er sporadiske, ikke omfatter storstilt behandling av spesielle kategorier av personopplysninger eller data om straffedommer, og som sannsynligvis ikke vil medføre en risiko for enkeltpersoner. EaseCert kan gjennomgå dine forretningsforhold som en del av onboarding-prosessen for å avgjøre om vår representanttjeneste i henhold til artikkel 27 er passende.

Hva er en EU GDPR-representant?

En EU GDPR-representant er en person eller organisasjon etablert i EU som formelt er utpekt skriftlig av en behandlingsansvarlig eller databehandler utenfor EU i henhold til artikkel 27 i GDPR.

Representanten fungerer som et tilgjengelig kontaktpunkt innenfor EU for saker knyttet til selskapets behandling av personopplysninger.

Dette er forskjellig fra å utnevne en personvernombud (DPO). EaseCert fungerer som din Artikkel 27 EU-representant og blir ikke din personvernrådgiver, behandlingsansvarlig, databehandler eller generelle juridiske representant.

Hva er inkludert?

Utnevnelse av EaseCert GmbH som din EU-representant

EaseCert GmbH, etablert i Tyskland, er formelt utnevnt til din EU-representant i henhold til artikkel 27 i GDPR gjennom et skriftlig mandat.

EUs kontaktpunkt

Du mottar nødvendig informasjon om EaseCert-representanten som skal inkluderes i personverndokumentasjonen din og annen relevant kommunikasjon.

Dette gjør det mulig for kunder, registrerte og kompetente tilsynsmyndigheter i EU å kontakte din utpekte EU-representant.

Kontakt med EU-datasubjekter

EaseCert fungerer som et EU-kontaktpunkt for registrerte som kontakter bedriften din angående saker som dekkes av GDPR.

Der vi mottar en relevant forespørsel eller kommunikasjon, videresender og koordinerer vi den med din utpekte kontaktperson i bedriften, slik at organisasjonen din kan vurdere og oppfylle sine forpliktelser.

Kontakt med datatilsynsmyndighetene

EaseCert fungerer som kontaktpunkt for kompetente EU-myndigheter for personvern angående behandlingsaktiviteter som faller inn under virkeområdet for din artikkel 27-avtale.

Relevant kommunikasjon dokumenteres og videresendes til din utpekte kontaktperson for passende tiltak.

Artikkel 30 Oversikt over behandlingsaktiviteter

Der det er aktuelt, støtter EaseCert vedlikehold og tilgjengelighet av informasjonen som kreves for din Oversikt over behandlingsaktiviteter (RoPA) i henhold til artikkel 30 i GDPR.

Vi sørger for den nødvendige strukturen og vedlikeholder informasjonen som organisasjonen din leverer for representasjonsfunksjonen. Bedriften din er fortsatt ansvarlig for å gi fullstendig, nøyaktig og oppdatert informasjon om sine behandlingsaktiviteter.

Representasjonsdetaljer for din personvernerklæring

Vi tilbyr representantinformasjonen som kreves for personverndokumentasjonen din, slik at din EU-representant tydelig kan identifiseres for relevante registrerte.

Dette kan inkludere:

• EaseCert GmbH;
• Tysk forretningsadresse;
• dedikert elektronisk kontaktinformasjon; og
• selskapets rolle som EU-representant i henhold til artikkel 27 i GDPR.

Engangsavgift, ingen årsabonnement

EaseCert tilbyr sin EU GDPR-representanttjeneste for en engangsavgift.

Det finnes ingen årlige representantgebyrer eller gjentakende abonnementsavgifter for standardtjenesten.

Din utnevnelse er fortsatt underlagt vilkårene i representantfullmakten og fortsatt overholdelse av tjenestevilkårene.

Ditt ansvar

Utnevnelse av en EU-representant overfører ikke ditt ansvar i henhold til GDPR til EaseCert. Bedriften din er fortsatt ansvarlig for å overholde GDPR som relevant behandlingsansvarlig eller databehandler.

For at EaseCert skal kunne utføre representasjonsfunksjonen, må du oppgi nøyaktig og oppdatert informasjon om din organisasjon og relevante behandlingsaktiviteter.

Du må også informere EaseCert om vesentlige endringer, inkludert endringer i:

• dine bedriftsopplysninger;
• EU-markedene der du opererer;
• kategorier av personopplysninger som behandles;
• formålene med behandlingen;
• kategorier av registrerte;
• databehandlere eller relevante mottakere;
• internasjonale dataoverføringer; og
• annen informasjon som er relevant for dine behandlingsregistre i henhold til artikkel 30 eller din fremstilling i henhold til artikkel 27.

Hva er ikke inkludert?

EUs GDPR-representanttjeneste er en representasjons- og kontaktpunkttjeneste. Det er ikke en ubegrenset juridisk eller konsulenttjeneste knyttet til GDPR.

Med mindre annet er avtalt, inkluderer ikke tjenesten:

• juridisk rådgivning eller juridisk representasjon;
• utnevnelse som din personvernombud (DPO);
• utarbeidelse eller omfattende revisjon av personvernregler;
• Konsekvensutredninger for personvern (DPIA-er);
• utarbeidelse av databehandleravtaler (DPA-er);
• omfattende revisjoner av informasjonskapsler eller samtykkehåndtering;
• håndtering av brudd på personopplysninger;
• regulatoriske undersøkelser eller håndhevingsprosedyrer;
• rettstvister eller representasjon for domstoler;
• komplekse eller uvanlig omfattende forespørsler fra den registrerte; eller
• pågående GDPR-rådgivning som ikke er relatert til representantfunksjonen i henhold til artikkel 27.

Der det kreves ytterligere samsvarsarbeid, kan EaseCert gjennomgå omfanget og gi et separat tilbud der det forespurte arbeidet faller inn under våre tjenester.

Hvordan prosessen fungerer

1.Legg inn bestillingen din

Kjøp EU GDPR-representanttjenesten og oppgi kontaktinformasjonen til bedriften din.

2. Fullfør forespørselen om GDPR-informasjon

Vi samler inn informasjonen som kreves for å forstå dine EU-aktiviteter, relevante behandlingsoperasjoner og representantkrav.

3. Kvalifisering og dokumentasjonsgjennomgang

EaseCert gjennomgår den oppgitte informasjonen og bekrefter det passende omfanget av artikkel 27-utnevnelsen.

4. Representantmandat

Det skriftlige representantfullmakten utarbeides og undertegnes mellom bedriften din og EaseCert GmbH.

5. Utstedte representantdetaljer

Når avtalen er fullført, gir vi deg EaseCert-detaljene som kan innlemmes i personvernerklæringen din og relevant GDPR-dokumentasjon.

6. Løpende EU-kontaktpunkt

EaseCert forblir din utpekte EU-representant i samsvar med mandatet og fungerer som det europeiske kontaktpunktet for relevant kommunikasjon med den registrerte og tilsynsmyndighetene.

Hvorfor velge EaseCert?

EaseCert spesialiserer seg på å hjelpe selskaper etablert utenfor EU med å håndtere EUs regelverkskrav gjennom en praktisk, sentralisert tilnærming til samsvar.

For bedrifter som allerede bruker EaseCert for samsvar med EU-forskrifter for produkter, vil det å legge til GDPR-representasjon gjøre det mulig å koordinere kontaktfunksjoner for regulatoriske regulatorer gjennom den samme tyske organisasjonen.

• EU-etablert representant: EaseCert GmbH er etablert i Tyskland.
• Engangsavgift: intet årlig representantabonnement for standardtjenesten.
• Tydelig onboarding: strukturert innsamling av informasjonen som kreves for avtalen din.
• Praktisk støtte: direkte koordinering av relevant kommunikasjon mottatt i EU.
• Sentralisert samsvar: spesielt egnet for internasjonale e-handelsbedrifter som allerede jobber med EaseCert om EUs krav til markedsadgang.

Ofte stilte spørsmål

Er en representant i henhold til artikkel 27 det samme som en personvernrådgiver?

Nei. En EU-representant i henhold til artikkel 27 i GDPR og en personvernombud er forskjellige funksjoner. Utnevnelse av EaseCert som din EU-representant utgjør ikke utnevnelse av EaseCert som din personvernombud.

Kan jeg legge til EaseCert i personvernerklæringen min?

Ja. Etter formell utnevnelse gir vi deg relevante representantdetaljer for EaseCert GmbH, som skal inkluderes i personverndokumentasjonen din.

Må jeg fremlegge en oversikt over behandlingsaktiviteter?

Du må gi EaseCert tilstrekkelig og nøyaktig informasjon om behandlingsaktivitetene som omfattes av avtalen. Der det kreves en artikkel 30-oversikt over behandlingsaktiviteter, kan EaseCert føre den relevante oversikten for å utføre sin representative funksjon basert på informasjon levert av din organisasjon.

Forbereder dere artikkel 30-protokollen for meg?

Vi sørger for den nødvendige strukturen for representasjonstjenesten og kan organisere informasjonen som gis under onboarding i den relevante behandlingsjournalen. Din bedrift er fortsatt ansvarlig for å sikre at den underliggende informasjonen er fullstendig, nøyaktig og oppdatert.

Hvor raskt kan EaseCert utnevnes?

For enkle saker kan avtalen vanligvis fullføres innen få virkedager etter at vi har mottatt nødvendig selskapsinformasjon, behandlingsinformasjon og signert dokumentasjon.

Er det en årsavgift?

Ingen.EaseCerts standard EU GDPR-representanttjeneste tilbys mot et engangsgebyr. Det er ingen årlig abonnement for standard representanttjenesten.

Gjør utnevnelsen av EaseCert bedriften min GDPR-kompatibel?

Nei. Utnevnelse av en EU-representant oppfyller representantfunksjonen i henhold til artikkel 27 der denne forpliktelsen gjelder. Organisasjonen din er fortsatt ansvarlig for sine bredere forpliktelser i henhold til GDPR, inkludert å ha passende rettslig grunnlag for behandling, gi nødvendig personverninformasjon, implementere databeskyttelsestiltak og reagere på en passende måte på den registrertes rettigheter.

Start avtalen din for EUs GDPR-representant

Hvis bedriften din er etablert utenfor EU og selger varer eller tilbyr tjenester til kunder i EU, kan EaseCert vurdere kravet om representant i henhold til artikkel 27 og opprette et EU-kontaktpunkt gjennom EaseCert GmbH i Tyskland.

Engangsavgift. Ingen årsabonnement. EU-representasjon gjennom EaseCert GmbH i Tyskland.

Rettslig grunnlag

Kravet om EU-representant er fastsatt i artikkel 3 og 27 i forordning (EU) 2016/679 (personvernforordningen). Forpliktelser til journalføring er omhandlet i artikkel 30 i GDPR. Ytterligere veiledning om GDPRs territoriale virkeområde og rollen til representanter for organisasjoner utenfor EU gis av Det europeiske databeskyttelsesrådet (EDPB).

Offisielle kilder:

• Forordning (EU) 2016/679 (GDPR) – EUR-Lex
• EDPB-retningslinjer 3/2018 om det territoriale virkeområdet til GDPR

EaseCerts EU GDPR-representanttjeneste støtter representantfunksjonen som er etablert i artikkel 27 i GDPR. Den utgjør ikke juridisk rådgivning, personvernrådgivertjenester eller en garanti for en organisasjons generelle samsvar med GDPR.