Exemple de documentation technique GPSR : un guide pratique pour la conformité

Le Règlement général sur la sécurité des produits (GPSR), Le règlement (UE) 2023/988 impose aux fabricants de produits de consommation relevant de son champ d'application de préparer et de maintenir Documentation technique démontrant que le produit est conforme aux exigences générales de sécurité. Cette documentation doit être tenue à la disposition des autorités de surveillance du marché pendant au moins 10 ans après la mise sur le marché du produit.

Le niveau de détail doit être proportionnel à la complexité du produit et aux risques qui y sont associés. Vous trouverez ci-dessous un exemple concret de ce que peut contenir un dossier de documentation technique GPSR bien structuré, ainsi que les documents supplémentaires requis par la législation européenne applicable en matière de produits.

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Qu'est-ce que la documentation technique GPSR ?

La documentation technique du règlement GPSR est un ensemble structuré de documents permettant de démontrer la sécurité d'un produit de consommation. Conformément à l'article 9 du règlement GPSR, les fabricants doivent réaliser une analyse interne des risques et établir une documentation technique avant la mise sur le marché de l'UE du produit.

La documentation doit comporter au minimum une description générale du produit et des caractéristiques essentielles permettant d'évaluer sa sécurité. Le cas échéant, au regard des risques identifiés, elle doit également inclure une analyse des risques potentiels, des mesures mises en œuvre pour les éliminer ou les atténuer, ainsi que les normes européennes ou autres spécifications techniques pertinentes utilisées pour démontrer la sécurité.

Une documentation supplémentaire peut être requise lorsque le produit est également soumis à une législation européenne spécifique à un secteur, telle que la directive sur les équipements radio, la directive basse tension, la directive CEM, la législation sur la sécurité des jouets, RoHS, REACH, le règlement sur les piles et accumulateurs ou d'autres règles applicables.

Pourquoi la documentation technique GPSR est-elle importante ?

• Preuves de conformité : Démontre comment le fabricant a évalué et maîtrisé les risques liés à la sécurité du produit.
• Accès au marché de l'UE : La documentation technique doit être disponible avant la mise sur le marché de l'UE d'un produit concerné.
• Surveillance du marché : Les autorités peuvent demander ces documents lors d'une enquête sur un produit ou d'un contrôle de conformité.
• Conformité au marché : Les plateformes de vente en ligne telles qu'Amazon et eBay peuvent demander des rapports de test, des étiquettes, des déclarations ou d'autres preuves de conformité.
• Gestion des risques : Une documentation appropriée peut réduire les risques de rappels de produits, de radiations de la liste des produits, de restrictions de marché et de sanctions réglementaires.
  
  
  

Structure de la documentation technique GPSR – Exemple de décomposition

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1. Description et identification du produit

Fournir une présentation claire du produit et des informations permettant de l'identifier et de le distinguer des autres produits ou variantes.

• Nom du produit, numéro de modèle, type, UGS, lot ou numéro de série
• Utilisation prévue et utilisation raisonnablement prévisible
• Groupe d'utilisateurs cibles, y compris les consommateurs vulnérables le cas échéant.
• Spécifications techniques, dimensions, caractéristiques et fonctions principales
• Matériaux et construction
• Photographies, dessins ou schémas de produits
• Photos d'emballage et illustrations d'étiquettes

Exemple:

• Nom du produit : Enceinte Bluetooth sans fil
• Numéro de modèle : WBB-988
• Utilisation prévue : Appareil audio sans fil portable pour une utilisation intérieure et extérieure par le consommateur
• Connectivité : Communication sans fil Bluetooth
• Source d'alimentation : Batterie lithium-ion rechargeable

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2. Nomenclature (BOM) et informations sur les matériaux

UN Nomenclature des matériaux peuvent fournir des preuves importantes concernant la composition du produit et aider à relier les matériaux et les composants aux déclarations des fournisseurs, aux rapports d'essais, aux fiches de données de sécurité et à d'autres documents justificatifs.

Selon le produit, inclure :

• Nom et fonction du composant
• Type de matériau et nuance exacte, le cas échéant.
• Fournisseur ou fabricant
• Numéro de pièce du composant
• Revêtements, adhésifs, encres, finitions ou traitements pertinents
• Composition chimique et spécifications de la batterie, le cas échéant
• Déclarations du fournisseur ou spécifications des matériaux

Exemple:

• Boîtier du haut-parleur : Plastique ABS, fournisseur ABC Plastics Ltd, référence 123-456
• Circuit imprimé : Stratifié FR-4, fournisseur DEF Electronics, référence 789-101
• Batterie rechargeable : Batterie lithium-ion, modèle et fournisseur documentés dans la nomenclature.
• Câble de chargement USB : Les spécifications des fournisseurs et des matériaux sont enregistrées séparément.

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3. Évaluation de la sécurité et des risques

Le fabricant doit effectuer un contrôle interne analyse des risques. Il doit identifier les dangers pertinents, les utilisateurs concernés, les utilisations et mésusages prévisibles, les niveaux de risque et les mesures adoptées pour éliminer ou réduire ces risques.

Selon le produit, les dangers peuvent inclure :

• blessure mécanique ou physique
• choc électrique
• Incendie et surchauffe
• Risques liés aux piles
• exposition chimique
• Étouffement ou ingestion
• bords tranchants ou risque de piégeage
• Risques de cybersécurité liés à la connectivité et à son impact sur la sécurité des produits
• Risques liés à l'évolution ou aux fonctions contrôlées par logiciel

Exemple:

• Danger identifié : Surchauffe de la batterie pendant la charge
• Conséquence potentielle : Brûlures, incendie ou dommages au produit
• Atténuation: Système de gestion de la batterie, protection thermique, contrôle de la charge, sélection des cellules appropriées, tests et instructions d'utilisation appropriées

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4.Rapports d'essais et preuves de conformité à l'appui

Inclure les rapports d'essais, les évaluations, les spécifications, les déclarations et autres preuves appuyant les conclusions de l'évaluation des risques et démontrant la conformité à la législation applicable.

Exemples :

• Série EN 71 pour les jouets, le cas échéant
• EN IEC 62368-1 pour certains équipements audio/vidéo et TIC, le cas échéant
• Normes radio et CEM pour les équipements Bluetooth, Wi-Fi ou autres équipements compatibles radio
• Preuves RoHS relatif aux substances réglementées dans les équipements électriques et électroniques
• Tests chimiques REACH ou les déclarations des fournisseurs, le cas échéant
• Documentation relative à la sécurité et au transport des batteries, le cas échéant.

Exemple pour l'enceinte Bluetooth sans fil :

• Rapport d'essai de sécurité électrique couvrant la norme de sécurité applicable
• Rapport de test radio couvrant la fonction radio Bluetooth
• Rapport de test CEM couvrant la compatibilité électromagnétique
• Rapport de test RoHS ou preuve technique couvrant les substances réglementées
• Documentation de la batterie y compris les preuves pertinentes en matière de sécurité et de transport

Les rapports d'essais doivent clairement identifier le produit testé, le modèle, l'échantillon, les matériaux et la norme ou la méthode applicable. Les certificats génériques qui ne peuvent être rattachés au produit concerné constituent généralement une preuve insuffisante.

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5. Instructions d'utilisation et informations de sécurité

Fournissez aux consommateurs les informations nécessaires pour installer, utiliser, entretenir, charger, nettoyer, stocker et éliminer le produit en toute sécurité.

• Instructions de montage ou d'installation
• Instructions d'utilisation
• Instructions de charge, le cas échéant
• Informations sur l'entretien et le nettoyage
• Conditions de stockage et environnementales
• Avertissements et précautions de sécurité

Exemples d'avertissements :

⚠ AVERTISSEMENT : Risque d’incendie ou de surchauffe. Utilisez uniquement une source de charge compatible et ne chargez pas le produit s’il est endommagé.

⚠ AVERTISSEMENT : Gardez les piles et les petites pièces amovibles hors de portée des jeunes enfants, car il existe un risque d'étouffement ou d'ingestion.

⚠ AVERTISSEMENT : Ne pas exposer le produit à des conditions dépassant les limites de fonctionnement ou de charge spécifiées.

Les avertissements doivent être fondés sur l'évaluation réelle des risques liés au produit. Il convient de ne pas ajouter d'avertissements génériques sans se demander si le danger identifié s'applique réellement au produit.

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6. Traçabilité et informations sur l'opérateur économique

La documentation technique doit clairement identifier les opérateurs économiques impliqués et permettre la traçabilité du produit et de sa chaîne d'approvisionnement.

• Nom du fabricant, adresse postale et adresse électronique
• Informations sur l'importateur, le cas échéant
• Informations relatives à la personne responsable de l'UE ou à l'opérateur économique responsable, le cas échéant.
• Informations sur les fournisseurs et les sites de production, le cas échéant.
• Modèle de produit, lot, type, numéro de série ou autre identifiant de traçabilité
• Dossiers de production et de lots, le cas échéant

Exemple:

• Fabricant: ABC Electronics Pty Ltd, Brisbane, Australie
• Opérateur économique responsable de l'UE : EaseCert GmbH, Allemagne, dûment désigné et applicable

Conformément à l'article 16 du règlement GPSR, les produits concernés doivent avoir un opérateur économique établi dans l'UE chargé des fonctions de conformité pertinentes. Selon la chaîne d'approvisionnement, il peut s'agir du fabricant, de l'importateur, du représentant autorisé ou, dans certains cas, d'un prestataire de services logistiques établi dans l'UE.

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7. Déclaration de conformité (le cas échéant)

Un Déclaration de conformité de l'UE est ne constitue pas une exigence universelle et autonome pour chaque produit GPSR.

Une déclaration de conformité UE formelle est requise lorsque la législation européenne applicable en matière d'harmonisation l'exige expressément. Cela concerne de nombreuses catégories de produits portant le marquage CE, tels que les jouets, les équipements radio, les équipements électriques, les machines et les équipements de protection individuelle.

Le cas échéant, la déclaration comprend normalement :

• Nom et adresse du fabricant
• Identification du produit
• Une déclaration indiquant que cette déclaration est émise sous la seule responsabilité du fabricant
• Législation européenne applicable
• normes harmonisées applicables ou autres spécifications techniques
• Informations sur l'organisme notifié, le cas échéant.
• Lieu et date d'émission
• Nom, fonction et signature du signataire autorisé

Exemple pour l'enceinte Bluetooth sans fil :

Une enceinte compatible Bluetooth nécessite généralement une déclaration de conformité européenne au titre de la législation européenne applicable en matière d'équipements radioélectriques et de toute autre législation d'harmonisation pertinente. Cette déclaration doit identifier les textes législatifs et les normes applicables, et non se contenter d'indiquer la conformité au règlement GPSR.

Un produit GPSR uniquement, qui n'est pas soumis à une législation exigeant une déclaration de conformité UE, nécessite néanmoins une documentation technique appropriée et une analyse des risques interne.

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8. Suivi post-commercialisation, réclamations et procédures en cas d'incident

Le dossier de conformité doit également documenter la manière dont la sécurité du produit sera surveillée après sa mise sur le marché.

• Surveiller les plaintes et les commentaires sur la sécurité des produits
• Accidents et incidents de sécurité enregistrés
• Enquêter sur les défauts de produits suspectés
• Mettre en œuvre des mesures correctives lorsque cela est nécessaire
• Retirer ou rappeler les produits dangereux lorsque cela est nécessaire
• Notifier les autorités compétentes via le portail Safety Business Gateway lorsque la loi l'exige.

Les fabricants doivent également maintenir des procédures garantissant que les produits fabriqués en série continuent de satisfaire aux exigences de sécurité applicables.

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9.Conformité en matière d'emballage et d'étiquetage

Conservez dans le dossier technique des copies des étiquettes du produit final, des illustrations de l'emballage, des instructions et autres informations destinées au consommateur.

Selon la législation applicable, les étiquettes peuvent devoir comporter :

• Identification claire du produit
• Nom du fabricant, adresse postale et adresse électronique
• Informations relatives à la personne responsable au sein de l'UE pour les fabricants non membres de l'UE, le cas échéant.
• Numéro de lot, de série, de type, de modèle ou autre identifiant de traçabilité
• Avertissements de sécurité pertinents
• Marquage CE lorsque requis par la législation européenne applicable en matière d'harmonisation
• marquages ​​DEEE, piles, textiles, recyclage ou autres marquages ​​réglementaires, le cas échéant

Les avertissements et les informations de sécurité doivent être fournis dans une langue facilement compréhensible par les consommateurs, telle que définie par l'État membre où le produit est mis à disposition.

L'emballage doit également être évalué séparément au regard des obligations environnementales, notamment les exigences nationales en matière de REP (Responsabilité environnementale des emballages) et les Règlement (UE) 2025/40 relatif aux emballages et aux déchets d’emballages (PPWR), le cas échéant.

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10. Exigences relatives au passeport d'information numérique et au passeport de produit numérique

Les entreprises peuvent utiliser des codes QR ou d'autres liens numériques pour fournir des informations complémentaires sur les produits, des instructions, des informations de conformité ou des ressources de sécurité. Cependant, un code QR facultatif renvoyant à de la documentation est ce n'est pas la même chose qu'un passeport de produit numérique (PPN) de l'UE.

Le cadre du passeport numérique pour les produits (DPP) est établi principalement en vertu du règlement (UE) 2024/1781, le règlement relatif à l'écoconception des produits durables (ESPR). Les obligations relatives au DPP s'appliquent progressivement aux groupes de produits lorsque des actes délégués spécifiques ou d'autres textes législatifs de l'UE l'exigent.

Selon la réglementation applicable aux produits, un DPP peut comprendre :

• Identification unique du produit
• Informations sur le fabricant et l'exploitant économique
• Données sur les matériaux et la composition
• Informations sur la durabilité et l'environnement
• Contenu recyclé
• Informations sur la durabilité et la réparabilité
• Documentation de conformité
• Informations sur le recyclage et la fin de vie

Une déclaration préalable à la déclaration (DPP) n'est actuellement pas requise pour tous les produits GPSR. Les entreprises doivent évaluer si leur catégorie de produits est soumise à une exigence de DPP existante ou à venir.

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Liste de contrôle pour la documentation technique GPSR

Avant de finaliser votre documentation technique, vérifiez si les informations suivantes sont pertinentes et complètes :

1. Description et identification claires du produit
2. Spécifications et photographies du produit
3. Nomenclature des matériaux ou informations pertinentes sur les matériaux
4. Évaluation des risques internes documentée
5. mesures d'atténuation des risques
6. Rapports d'essais pertinents et preuves de conformité à l'appui
7. Législation, normes et spécifications techniques applicables
8. Instructions d'utilisation et avertissements de sécurité
9. Informations relatives au fabricant, à l'importateur et à la personne responsable au sein de l'UE, le cas échéant.
10. Informations sur la traçabilité des produits et des lots
11. Déclaration de conformité UE lorsque la législation applicable l'exige
12. Étiquettes du produit final et de l'emballage
13. Procédures de surveillance après commercialisation, de traitement des plaintes, des incidents et des rappels
14. Documents de conformité environnementale tels que REACH, RoHS, DEEE, batteries ou emballages, le cas échéant.
15. Informations relatives au passeport numérique du produit, le cas échéant, pour la catégorie de produit

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Combien de temps faut-il conserver la documentation technique du GPSR ?

Conformément à l'article 9 du règlement (UE) 2023/988, les fabricants doivent tenir la documentation technique à la disposition des autorités de surveillance du marché pendant 10 ans après la mise sur le marché du produit.

Avant de mettre un produit sur le marché, les importateurs doivent vérifier que le fabricant a bien préparé la documentation technique requise.

La documentation doit également être revue chaque fois que des modifications apportées à la conception, aux matériaux, aux composants, au fournisseur, au processus de production, au logiciel, à l'utilisation prévue, aux normes ou à d'autres caractéristiques pertinentes pourraient affecter la sécurité ou la conformité du produit.

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Conclusion

L'élaboration d'une documentation technique GPSR complète est essentielle pour démontrer qu'un produit de consommation est sûr et conforme aux exigences de l'UE. Le dossier technique doit clairement identifier le produit, documenter son évaluation des risques, fournir des preuves à l'appui et montrer comment les risques identifiés ont été éliminés ou réduits.

Le contenu exact dépend du produit. Un simple produit ménager peut nécessiter une documentation relativement limitée, tandis qu'une enceinte Bluetooth, un jouet, un appareil électrique, un dispositif connecté ou tout autre produit réglementé peut exiger des tests et une documentation approfondis en vertu de plusieurs textes législatifs de l'UE.

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Si votre fabricant est établi hors de l'UE, assurez-vous que le produit dispose de l'opérateur économique responsable requis par l'UE avant sa mise sur le marché. Téléchargez notre guide Liste de contrôle GPSR pour un aperçu étape par étape des exigences en matière de sécurité des produits, d'étiquetage, de documentation technique, de traçabilité et d'accès au marché.

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En savoir plus sur GPSR :

• Règlement (UE) 2023/988 – Règlement général sur la sécurité des produits
• Aperçu de la sécurité des produits et du GPSR de l'UE
• Système d'alerte rapide de l'UE pour les produits dangereux
• Règlement (UE) 2024/1781 – Règlement relatif à l’écoconception des produits durables (ESPR)
• Commission européenne – Documentation technique et déclaration de conformité UE