Contoh Dokumentasi Teknis GPSR: Panduan Praktis untuk Kepatuhan

Itu Peraturan Umum Keselamatan Produk (GPSR), Peraturan (EU) 2023/988, mewajibkan produsen produk konsumen dalam cakupannya untuk menyiapkan dan memelihara Dokumentasi Teknis Menunjukkan bahwa produk tersebut memenuhi persyaratan keselamatan umum. Dokumentasi ini harus tersedia bagi otoritas pengawasan pasar setidaknya selama jangka waktu tertentu. 10 tahun setelah produk tersebut dipasarkan.

Tingkat detail harus sebanding dengan kompleksitas produk dan risiko yang terkait dengannya. Berikut adalah contoh praktis dari apa yang mungkin termasuk dalam berkas Dokumentasi Teknis GPSR yang terstruktur dengan baik, beserta catatan tambahan yang diperlukan berdasarkan peraturan perundang-undangan produk Uni Eropa yang berlaku.

---

Apa itu Dokumentasi Teknis GPSR?

Dokumentasi Teknis GPSR adalah serangkaian catatan terstruktur yang digunakan untuk menunjukkan bahwa suatu produk konsumen aman. Berdasarkan Pasal 9 GPSR, produsen harus melakukan analisis risiko internal dan menyiapkan dokumentasi teknis sebelum memasarkan produk tersebut di Uni Eropa.

Dokumentasi tersebut setidaknya harus memuat deskripsi umum produk dan karakteristik penting yang relevan untuk menilai keamanannya. Jika sesuai dengan risiko yang teridentifikasi, dokumentasi tersebut juga harus memuat analisis risiko yang mungkin terjadi, langkah-langkah yang diambil untuk menghilangkan atau mengurangi risiko tersebut, dan standar Eropa yang relevan atau spesifikasi teknis lainnya yang digunakan untuk menunjukkan keamanan.

Dokumentasi tambahan mungkin diperlukan jika produk tersebut juga tunduk pada peraturan perundang-undangan Uni Eropa yang spesifik untuk sektor tertentu, seperti Arahan Peralatan Radio, Arahan Tegangan Rendah, Arahan EMC, peraturan perundang-undangan Keselamatan Mainan, RoHS, REACH, Peraturan Baterai, atau peraturan lain yang berlaku.

Mengapa Dokumentasi Teknis GPSR Penting?

• Bukti Kepatuhan: Menunjukkan bagaimana produsen telah menilai dan mengendalikan risiko keamanan produk.
• Akses Pasar Uni Eropa: Dokumentasi teknis harus tersedia sebelum produk yang tercakup dipasarkan di Uni Eropa.
• Pengawasan Pasar: Pihak berwenang dapat meminta dokumentasi tersebut ketika menyelidiki suatu produk atau memeriksa kepatuhan.
• Kepatuhan Marketplace: Platform marketplace online seperti Amazon dan eBay mungkin meminta laporan pengujian, label, pernyataan, atau bukti kepatuhan lainnya.
• Manajemen Risiko: Dokumentasi yang tepat dapat mengurangi risiko penarikan produk, penghapusan dari daftar penjualan, pembatasan pasar, dan sanksi regulasi.
  
  
  

Struktur Dokumentasi Teknis GPSR – Contoh Rincian

---

1. Deskripsi dan Identifikasi Produk

Berikan gambaran umum yang jelas tentang produk dan informasi yang memungkinkan produk tersebut diidentifikasi dan dibedakan dari produk atau varian lain.

• Nama produk, nomor model, tipe, SKU, batch, atau identifikasi serial.
• Penggunaan yang dimaksudkan dan penggunaan yang dapat diperkirakan secara wajar.
• Kelompok pengguna sasaran, termasuk konsumen rentan jika relevan.
• Spesifikasi teknis, dimensi, peringkat, dan fungsi utama.
• Bahan dan konstruksi
• Foto produk, gambar, atau diagram
• Foto kemasan dan desain label

Contoh:

• Nama Produk: Speaker Bluetooth Nirkabel
• Nomor Model: WBB-988
• Tujuan Penggunaan: Perangkat audio nirkabel portabel untuk penggunaan konsumen di dalam dan luar ruangan.
• Konektivitas: Komunikasi nirkabel Bluetooth
• Sumber Daya: Baterai lithium-ion isi ulang

---

2. Daftar Material (Bill of Materials/BOM) dan Informasi Material

A Daftar Material dapat memberikan bukti penting mengenai komposisi produk dan membantu menghubungkan bahan dan komponen dengan deklarasi pemasok, laporan pengujian, Lembar Data Keselamatan (SDS), dan dokumen pendukung lainnya.

Tergantung pada produknya, sertakan:

• Nama dan fungsi komponen
• Jenis material dan tingkatan pastinya (jika tersedia)
• Pemasok atau produsen
• Nomor komponen
• Pelapis, perekat, tinta, lapisan akhir, atau perawatan yang relevan
• Kimia dan spesifikasi baterai, jika berlaku.
• Pernyataan pemasok atau spesifikasi material

Contoh:

• Casing Speaker: Plastik ABS, Pemasok ABC Plastics Ltd, Nomor Bagian 123-456
• Papan Sirkuit Tercetak: Laminasi FR-4, Pemasok DEF Electronics, Nomor Bagian 789-101
• Baterai Isi Ulang: Paket baterai lithium-ion, model, dan pemasok tercantum dalam BOM.
• Kabel Pengisian USB: Spesifikasi pemasok dan material dicatat secara terpisah.

---

3. Penilaian Keselamatan dan Risiko

Pabrikan harus melakukan pemeriksaan internal. analisis risiko. Laporan tersebut harus mengidentifikasi bahaya yang relevan, pengguna yang terpengaruh, penggunaan dan penyalahgunaan yang dapat diperkirakan, tingkat risiko, dan langkah-langkah yang diadopsi untuk menghilangkan atau mengurangi risiko tersebut.

Tergantung pada produknya, bahaya yang mungkin terjadi meliputi:

• Cedera mekanis atau fisik
• Sengatan listrik
• Kebakaran dan panas berlebih
• Bahaya baterai
• Paparan bahan kimia
• Tersedak atau tertelan
• tepi tajam atau jebakan
• Risiko keamanan siber di mana konektivitas dapat memengaruhi keamanan produk.
• Risiko yang timbul dari fungsi yang berkembang atau dikendalikan oleh perangkat lunak.

Contoh:

• Bahaya yang Teridentifikasi: Baterai mengalami panas berlebih selama pengisian daya.
• Konsekuensi Potensial: Luka bakar, kebakaran, atau kerusakan pada produk
• Mitigasi: Sistem manajemen baterai, perlindungan termal, kontrol pengisian daya, pemilihan sel yang sesuai, pengujian, dan petunjuk penggunaan yang tepat.

---

4.Laporan Pengujian dan Bukti Kepatuhan Pendukung

Sertakan laporan pengujian, penilaian, spesifikasi, deklarasi, dan bukti lain yang mendukung kesimpulan penilaian risiko dan menunjukkan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Contohnya meliputi:

• Seri EN 71 untuk mainan jika berlaku
• EN IEC 62368-1 untuk peralatan audio/video dan TIK tertentu jika berlaku.
• Standar radio dan EMC untuk Bluetooth, Wi-Fi, atau peralatan berkemampuan radio lainnya.
• Bukti RoHS berkaitan dengan zat terlarang dalam peralatan listrik dan elektronik
• Pengujian kimia REACH atau pernyataan pemasok jika berlaku.
• Dokumentasi keselamatan dan pengangkutan baterai, jika relevan.

Contoh untuk Speaker Bluetooth Nirkabel:

• Laporan Uji Keamanan Listrik mencakup standar keselamatan yang berlaku
• Laporan Uji Radio meliputi fungsi radio Bluetooth
• Laporan Uji EMC mencakup kompatibilitas elektromagnetik
• Laporan Uji RoHS atau Bukti Teknis mencakup zat-zat terlarang
• Dokumentasi Baterai termasuk bukti keselamatan dan transportasi yang relevan

Laporan pengujian harus secara jelas mengidentifikasi produk yang diuji, model, sampel, bahan, dan standar atau metode yang berlaku. Sertifikat umum yang tidak dapat dikaitkan dengan produk sebenarnya umumnya merupakan bukti yang lemah.

---

5. Petunjuk Penggunaan dan Informasi Keselamatan

Berikan informasi yang dibutuhkan konsumen untuk memasang, menggunakan, memelihara, mengisi daya, membersihkan, menyimpan, dan membuang produk dengan aman.

• Petunjuk perakitan atau pemasangan
• Instruksi pengoperasian
• Petunjuk pengisian daya jika berlaku.
• Informasi perawatan dan pembersihan
• Kondisi penyimpanan dan lingkungan
• Peringatan dan tindakan pencegahan keselamatan

Contoh Peringatan:

⚠ PERINGATAN: Risiko kebakaran atau panas berlebih. Gunakan hanya sumber pengisian daya yang kompatibel dan jangan mengisi daya produk jika rusak.

⚠ PERINGATAN: Jauhkan baterai dan bagian-bagian kecil yang dapat dilepas dari jangkauan anak-anak kecil karena dapat menyebabkan tersedak atau tertelan.

⚠ PERINGATAN: Jangan biarkan produk terkena kondisi yang melebihi batas pengoperasian atau pengisian daya yang ditentukan.

Peringatan harus didasarkan pada penilaian risiko produk yang sebenarnya. Peringatan umum tidak boleh ditambahkan tanpa mempertimbangkan apakah bahaya yang diidentifikasi benar-benar berlaku untuk produk tersebut.

---

6. Ketertelusuran dan Informasi Operator Ekonomi

Dokumentasi teknis harus secara jelas mengidentifikasi pelaku ekonomi yang terlibat dan memungkinkan produk serta rantai pasokannya untuk dilacak.

• Nama produsen, alamat pos, dan alamat email.
• Rincian importir (jika ada)
• Rincian Penanggung Jawab Uni Eropa atau operator ekonomi yang bertanggung jawab, jika berlaku.
• Informasi pemasok dan lokasi produksi, jika relevan.
• Model produk, batch, tipe, nomor seri, atau pengidentifikasi ketertelusuran lainnya
• Catatan produksi dan batch jika diperlukan.

Contoh:

• Pabrikan: ABC Electronics Pty Ltd, Brisbane, Australia
• Operator Ekonomi Bertanggung Jawab Uni Eropa: EaseCert GmbH, Jerman, jika ditunjuk dan berlaku dengan benar.

Berdasarkan Pasal 16 GPSR, produk yang tercakup dalam Peraturan ini harus memiliki operator ekonomi yang berkedudukan di Uni Eropa yang bertanggung jawab atas fungsi kepatuhan yang relevan. Tergantung pada rantai pasokan, ini dapat berupa produsen, importir, perwakilan resmi Uni Eropa, atau, dalam keadaan tertentu, penyedia layanan pemenuhan pesanan Uni Eropa.

---

7. Pernyataan Kesesuaian (Jika Diperlukan)

Sebuah Deklarasi Kesesuaian Uni Eropa adalah bukan persyaratan mandiri universal untuk setiap produk GPSR.

Deklarasi Kesesuaian UE formal diperlukan jika peraturan harmonisasi UE yang berlaku secara khusus mensyaratkannya. Ini termasuk banyak kategori produk bertanda CE seperti mainan, peralatan radio, peralatan listrik, mesin, dan peralatan pelindung diri.

Jika diperlukan, deklarasi tersebut biasanya mencakup:

• Nama dan alamat produsen
• Identifikasi produk
• Pernyataan bahwa deklarasi tersebut dikeluarkan di bawah tanggung jawab penuh dari produsen.
• Peraturan Uni Eropa yang berlaku
• Standar harmonisasi yang berlaku atau spesifikasi teknis lainnya
• Informasi badan yang berwenang jika relevan.
• Tempat dan tanggal penerbitan
• Nama, jabatan, dan tanda tangan penanggung jawab yang berwenang.

Contoh untuk Speaker Bluetooth Nirkabel:

Speaker berkemampuan Bluetooth biasanya memerlukan Deklarasi Kesesuaian UE berdasarkan peraturan peralatan radio UE yang berlaku dan peraturan harmonisasi relevan lainnya. Deklarasi tersebut harus mengidentifikasi peraturan dan standar hukum yang berlaku, bukan hanya menyatakan kepatuhan terhadap GPSR.

Produk khusus GPSR yang tidak tunduk pada peraturan perundang-undangan yang mewajibkan Deklarasi Kesesuaian UE tetap memerlukan dokumentasi teknis yang sesuai dan analisis risiko internal.

---

8. Pemantauan Pasca-Pemasaran, Prosedur Pengaduan dan Insiden

Berkas kepatuhan juga harus mendokumentasikan bagaimana keamanan produk akan dipantau setelah produk memasuki pasar.

• Memantau keluhan dan umpan balik terkait keamanan produk.
• Mencatat kecelakaan dan insiden keselamatan
• Selidiki dugaan cacat produk.
• Lakukan tindakan korektif jika diperlukan.
• Tarik atau kembalikan produk berbahaya jika diperlukan.
• Beri tahu pihak berwenang yang berwenang melalui Safety Business Gateway jika diwajibkan secara hukum.

Para produsen juga harus mempertahankan prosedur yang memastikan bahwa produk yang diproduksi secara seri terus memenuhi persyaratan keselamatan yang berlaku.

---

9.Kepatuhan Pengemasan dan Pelabelan

Simpan salinan label produk akhir, desain kemasan, petunjuk penggunaan, dan informasi lain yang ditujukan untuk konsumen di dalam file teknis.

Tergantung pada peraturan perundang-undangan yang berlaku, label mungkin perlu mencantumkan:

• Identifikasi produk yang jelas
• Nama produsen, alamat pos, dan alamat email.
• Informasi Penanggung Jawab Uni Eropa untuk produsen non-Uni Eropa jika berlaku.
• Nomor batch, nomor seri, tipe, model, atau pengidentifikasi ketertelusuran lainnya
• Peringatan keselamatan yang relevan
• Penandaan CE jika dipersyaratkan oleh peraturan harmonisasi Uni Eropa yang berlaku.
• Tanda WEEE, baterai, tekstil, daur ulang, atau tanda peraturan lainnya jika berlaku.

Peringatan dan informasi keselamatan harus diberikan dalam bahasa yang mudah dipahami oleh konsumen, sebagaimana ditentukan oleh Negara Anggota tempat produk tersebut tersedia.

Kemasan juga perlu dinilai secara terpisah terkait kewajiban lingkungan, termasuk persyaratan EPR kemasan nasional dan Peraturan Pengemasan dan Limbah Kemasan (UE) 2025/40 (PPWR), bila berlaku.

---

10. Persyaratan Paspor Informasi Digital dan Produk Digital

Bisnis dapat menggunakan kode QR atau tautan digital lainnya untuk menyediakan informasi produk tambahan, instruksi, informasi kepatuhan, atau sumber daya keselamatan. Namun, kode QR sukarela yang mengarah ke dokumentasi adalah tidak sama dengan Paspor Produk Digital (DPP) Uni Eropa.

Kerangka kerja Paspor Produk Digital (Digital Product Passport/DPP) ditetapkan terutama berdasarkan Peraturan (EU) 2024/1781, Peraturan Ekodesain untuk Produk Berkelanjutan (ESPR). Kewajiban DPP berlaku secara bertahap untuk kelompok produk di mana tindakan delegasi khusus atau peraturan perundang-undangan Uni Eropa lainnya mensyaratkannya.

Tergantung pada aturan produk yang berlaku, DPP dapat mencakup:

• Identifikasi produk unik
• Informasi produsen dan pelaku ekonomi
• Data material dan komposisi
• Informasi tentang keberlanjutan dan lingkungan.
• Konten daur ulang
• Informasi tentang daya tahan dan kemampuan perbaikan.
• Dokumentasi kepatuhan
• Informasi daur ulang dan akhir masa pakai

Saat ini, DPP (Data Protection Protocol) tidak diwajibkan untuk setiap produk GPSR (Generalized System of Recognition). Perusahaan harus menilai apakah kategori produk spesifik mereka tunduk pada persyaratan DPP yang ada atau yang akan datang.

---

Daftar Periksa untuk Dokumentasi Teknis GPSR

Sebelum menyelesaikan dokumentasi teknis Anda, periksa apakah informasi berikut relevan dan lengkap:

1. Deskripsi dan identifikasi produk yang jelas.
2. Spesifikasi produk dan foto
3. Daftar Material atau informasi material yang relevan
4. Penilaian risiko internal yang terdokumentasi
5. Langkah-langkah mitigasi risiko
6. Laporan pengujian yang relevan dan bukti kepatuhan yang mendukung
7. Peraturan perundang-undangan, standar, dan spesifikasi teknis yang berlaku
8. Petunjuk penggunaan dan peringatan keselamatan
9. Informasi produsen, importir, dan Penanggung Jawab Uni Eropa (jika ada).
10. Informasi ketertelusuran produk dan batch
11. Deklarasi Kesesuaian UE jika dipersyaratkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku.
12. Label produk dan kemasan akhir
13. Prosedur pemantauan pasca-pemasaran, pengaduan, insiden, dan penarikan produk.
14. Catatan kepatuhan lingkungan seperti REACH, RoHS, WEEE, baterai, atau kemasan jika berlaku.
15. Informasi Paspor Produk Digital, jika berlaku untuk kategori produk.

---

Berapa Lama Dokumentasi Teknis GPSR Harus Disimpan?

Berdasarkan Pasal 9 Peraturan (EU) 2023/988, produsen wajib menyimpan dokumentasi teknis untuk diserahkan kepada otoritas pengawasan pasar. 10 tahun setelah produk tersebut dipasarkan.

Sebelum memasarkan produk, importir wajib memverifikasi bahwa produsen telah menyiapkan dokumentasi teknis yang diperlukan.

Dokumentasi juga harus ditinjau setiap kali terjadi perubahan pada desain, material, komponen, pemasok, proses produksi, perangkat lunak, tujuan penggunaan, standar, atau karakteristik relevan lainnya yang dapat memengaruhi keamanan atau kepatuhan produk.

---

Kesimpulan

Membuat Dokumentasi Teknis GPSR yang komprehensif merupakan bagian penting dalam menunjukkan bahwa produk konsumen aman dan sesuai dengan persyaratan Uni Eropa. Berkas teknis tersebut harus secara jelas mengidentifikasi produk, mendokumentasikan penilaian risikonya, memberikan bukti pendukung, dan menunjukkan bagaimana risiko yang teridentifikasi telah dihilangkan atau dikurangi.

Isi pastinya bergantung pada produknya. Produk rumah tangga sederhana mungkin hanya memerlukan dokumentasi yang relatif terbatas, sementara speaker Bluetooth, mainan, produk elektronik, perangkat terhubung, atau produk lain yang diatur mungkin memerlukan pengujian dan dokumentasi yang ekstensif berdasarkan beberapa peraturan perundang-undangan Uni Eropa.

Untuk dukungan yang disesuaikan dengan kepatuhan GPSR, termasuk penilaian risiko, persiapan dokumentasi teknis, peninjauan label, layanan Penanggung Jawab Uni Eropa, dan penilaian kepatuhan khusus produk, EaseCert memberikan dukungan di seluruh proses akses pasar Uni Eropa.

Pastikan Kepatuhan Anda & Mempertahankan Akses Pasar Uni Eropa

Jika produsen Anda berlokasi di luar Uni Eropa, pastikan produk tersebut memiliki operator ekonomi bertanggung jawab Uni Eropa yang diperlukan sebelum dipasarkan. Unduh panduan kami. Daftar periksa GPSR untuk gambaran langkah demi langkah mengenai keamanan produk, pelabelan, dokumentasi teknis, ketertelusuran, dan persyaratan akses pasar.

Bermitra dengan EaseCert untuk dokumentasi teknis GPSR dan dukungan bagi Penanggung Jawab Uni Eropa.

Pelajari Lebih Lanjut Tentang GPSR:

• Peraturan (EU) 2023/988 – Peraturan Umum Keselamatan Produk
• Gambaran Umum Keamanan Produk dan GPSR Uni Eropa
• Gerbang Keamanan Uni Eropa – Sistem Peringatan Cepat untuk Produk Berbahaya
• Peraturan (EU) 2024/1781 – Peraturan Ekodesain untuk Produk Berkelanjutan (ESPR)
• Komisi Eropa – Dokumentasi Teknis dan Deklarasi Kesesuaian Uni Eropa