Ghid de documentare a fișierului tehnic GPSR

Pentru conformitatea cu GPSR, producătorii trebuie să păstreze documentația tehnică pentru fiecare produs introdus pe piața UE care intră sub incidența Regulamentului (UE) 2023/988. Aceasta documentația tehnică (adesea denumit dosar tehnic) trebuie să conțină suficiente informații pentru a demonstra că produsul este sigur. În funcție de produs și de riscurile aferente, aceasta include de obicei o evaluare a riscurilor, specificațiile produsului, fișe cu date de securitate (FDS), acolo unde este cazul, rapoarte de testare, etichetare și instrucțiuni de utilizare și, acolo unde este prevăzut de legislația de armonizare a UE aplicabilă, un Declarația UE de conformitate.

Fișierul tehnic GPSR nu trebuie confundat cu Pașaport digital pentru produse (DPP). DPP este un cadru de reglementare separat, introdus în principal prin Regulamentul (UE) 2024/1781 privind proiectarea ecologică pentru produse durabile și prin alte acte legislative ale UE specifice produselor. Cerințele DPP se vor aplica progresiv grupurilor de produse în cazul în care normele specifice ale UE le impun.

Prezentare generală a conținutului documentației tehnice a produselor generale

Pentru conformitatea cu GPSR, producătorii trebuie să pregătească documentația tehnică înainte de a introduce produsele pe piața UE. Importatorii trebuie să verifice dacă producătorul a pregătit documentația necesară. Documentația tehnică ar trebui să conțină suficiente informații pentru a evalua și demonstra dacă produsul este considerat sigur conform GPSR.

Nivelul de detaliu ar trebui să fie proporțional cu complexitatea produsului și cu riscurile asociate acestuia. Un produs de consum simplu, cu risc scăzut, poate necesita mult mai puțină documentație decât un produs electric, conectat, mecanic sau cu risc mai mare.

Un dosar tehnic complet trebuie să includă:

1) Identificarea produsului

Etichete, ilustrațiile ambalajului și, dacă este cazul, instrucțiunile/manualele de utilizare.
Numele produsului, numele/numărul modelului, tipul, identificarea lotului sau a seriei, variantele, maparea SKU și fotografii sau diagrame de înaltă calitate ale produsului.
Informații care permit diferențierea clară a produsului de alte modele și variante.

2) Descriere generală & Specificații

Caracteristici esențiale, specificații tehnice, utilizare preconizată, condiții de funcționare și utilizare necorespunzătoare previzibilă în mod rezonabil.
Lista de materiale sau o listă completă Listă de materiale (BOM), acolo unde este relevant pentru evaluarea siguranței.
Informații despre componente, substanțe, acoperiri, baterii, piese electrice, software sau alte caracteristici care pot influența siguranța produsului.

3) Evaluarea riscurilor & Măsuri de siguranță

Documentat Evaluare a riscurilor acoperind pericolele asociate cu utilizarea normală și utilizarea necorespunzătoare previzibilă în mod rezonabil.
Identificarea pericolelor relevante, a utilizatorilor afectați, a posibilelor vătămări corporale, a nivelurilor de risc și a măsurilor utilizate pentru eliminarea sau atenuarea acestor riscuri.
Controale ale riscurilor, inclusiv măsuri de proiectare inerent sigure, măsuri de protecție, avertismente de siguranță, instrucțiuni pentru utilizatori și reglementări conforme. etichetare.
Dovezi justificative, cum ar fi cele relevante rapoarte de testare, declarațiile, certificatele, specificațiile și Fișe cu date de securitate acolo unde este cazul.

4) Standarde & Referințe de conformitate

Lista legislației UE aplicabile și a standardelor europene relevante sau a altor specificații tehnice utilizate pentru a demonstra siguranța produselor.
În cazul în care standardele au fost aplicate doar parțial, identificarea clauzelor sau părților aplicabile utilizate.
Acolo unde este cazul, referințe la standarde naționale, standarde internaționale, specificații de siguranță industriale, îndrumări științifice sau alte dovezi utilizate ca parte a evaluării siguranței.
Orice existent Declarații UE de conformitate cerințele legislației UE aplicabile specifică sectorului.

5) Testarea & Certificări

Prezentare generală a testare efectuate, cum ar fi teste chimice, mecanice, fizice, de inflamabilitate, electrice, EMC, radio, de contact cu alimentele sau alte teste relevante.
Detalii despre metodele de testare aplicabile, standardele, laboratoarele, numerele rapoartelor, probele testate și datele testelor.
Rapoarte de certificare de la terți, documentația furnizorului sau înregistrările de verificare internă care demonstrează conformitatea.
În cazul în care testele de laborator sunt necesare sau adecvate, dovezile trebuie să fie suficient de fiabile pentru cerințele de reglementare aplicabile. Testele de laborator acreditate pot fi impuse în temeiul unor legislații specifice, al unor standarde, al procedurilor de evaluare a conformității, al unor cerințe contractuale sau de către autoritățile de supraveghere a pieței.

6) Trasabilitate & Responsabilitatea pieței

Numele producătorului, adresa poștală, adresa de e-mail și alte informații de contact necesare.
Detalii despre importator în cazul în care este implicat un importator.
Pentru producătorii stabiliți în afara UE, detaliile operatorului economic din UE care acționează ca Persoană responsabilă în temeiul articolului 16 din GPSR.
Înregistrări ale lanțului de aprovizionare și ale trasabilității loturilor, inclusiv detalii despre furnizori, comenzi de achiziție, jurnale de lot/loturi, informații despre fabricație și înregistrări de distribuție, acolo unde este cazul.
Acolo unde este cazul, obligațiile referitoare la DEEE-uri, baterii și ambalare și conformitate EPR.
Proceduri de siguranță a produselor pentru autoritățile de notificare prin intermediul portalului de siguranță pentru afaceri al UE în cazul în care se constată că un produs este periculos sau în cazul în care sunt declanșate alte obligații de notificare în temeiul GPSR.

7) Documentație de conformitate continuă

Proceduri de calitate care acoperă verificările la intrare, controalele producției, eșantionarea, inspecția finală și gestionarea neconformităților.
Proceduri care asigură că produsele fabricate în serie continuă să respecte cerințele de siguranță aplicabile.
Istoricul modificărilor de proiectare și evaluări care arată dacă modificările afectează evaluarea inițială a siguranței sau cerințele de conformitate aplicabile.
Reclamații ale consumatorilor, incidente de siguranță, acțiuni corective și rechemare înregistrări, acolo unde este cazul.
Înregistrări care demonstrează că documentația tehnică rămâne actuală pe tot parcursul ciclului de viață al produsului.
Pregătirea pentru obligații și expunerea potențială în temeiul Directiva privind răspunderea pentru produse (UE) 2024/2853.

În conformitate cu GPSR, producătorii trebuie să păstreze documentația tehnică la dispoziția autorităților de supraveghere a pieței timp de cel puțin 10 ani de la introducerea pe piață a produsului.

Pașaport digital pentru produse (DPP)

Cel/Cea/Cei/Cele Pașaport digital pentru produse ar trebui tratat separat de documentația tehnică GPSR. Un DPP este o înregistrare digitală structurată care conține informații specifice produsului și care poate fi accesată prin intermediul unui suport de date, cum ar fi un cod QR sau un alt identificator care poate fi citit automat.

Cadrul principal este Regulamentul (UE) 2024/1781, Regulamentul privind proiectarea ecologică pentru produse durabile (ESPR). Cu toate acestea, ESPR nu înseamnă că fiecare produs de consum general trebuie să aibă deja un DPP.Obligațiile privind DPP devin obligatorii pentru grupurile individuale de produse atunci când sunt introduse de legislația UE aplicabilă sau de actul delegat specific produsului.

Informațiile conținute într-un DPP pot include, în funcție de legislația aplicabilă:

Identificarea produsului și a producătorului.
Informații despre materiale și compoziție.
Informații despre mediu și sustenabilitate.
Informații despre durabilitate, reparabilitate și piese de schimb.
Informații despre conținut reciclat și reciclabilitate.
Documentație de conformitate și informații de conformitate.
Informații despre lanțul de aprovizionare și producție.
Instrucțiuni pentru reparare, reutilizare, reciclare sau tratament la sfârșitul duratei de viață.

Anumite baterii se numără printre primele categorii majore de produse pentru care un pașaport UE pentru baterii devine obligatoriu, cerințele relevante aplicându-se începând cu 18 februarie 2027. Alte categorii de produse vor urma pe măsură ce Comisia adoptă norme specifice produselor în temeiul ESPR.

Prin urmare, întreprinderile ar trebui să își mențină documentația tehnică GPSR în mod independent, monitorizând în același timp dacă categoria lor de produse devine supusă unei cerințe separate de DPP.

Ambalaje, EPR & PPWR

Conformitatea ambalajelor este separată de cerința privind dosarul tehnic GPSR, dar face din ce în ce mai mult parte din cadrul mai larg de conformitate al UE pentru un produs.

Regulamentul (UE) 2025/40 privind ambalajele și deșeurile de ambalaje (PPWR) se aplică de la 12 august 2026. În funcție de produs, tipul de ambalaj, statul membru și operatorul economic, este posibil ca întreprinderile să fie nevoite să respecte cerințele referitoare la compoziția ambalajelor, reducerea la minimum, reciclabilitatea, etichetarea, documentația și răspunderea extinsă a producătorului (EPR).

Naţional obligațiile EPR privind ambalajele poate solicita, de asemenea, înregistrări și participarea la sisteme de colectare sau reciclare aprobate. Aceste obligații ar trebui evaluate separat de documentația GPSR privind siguranța produsului, chiar și în cazul în care înregistrările relevante sunt păstrate în cadrul aceluiași dosar general de conformitate.

Evaluarea riscurilor interne și aspectele produsului de luat în considerare

Documentația tehnică trebuie să se bazeze pe un evaluarea internă a riscurilor efectuată de producător. Atunci când efectuează o analiză a riscurilor, producătorii ar trebui să ia în considerare aspectele de siguranță enumerate la articolul 6 din GPSR, acolo unde sunt relevante pentru produs, inclusiv:

Caracteristicile produsului, inclusiv designul, caracteristicile tehnice, compoziția, ambalajul și instrucțiunile.
Aspectul și prezentarea produsului.
Efectul asupra altor produse, în cazul în care este previzibil în mod rezonabil că produsele vor fi utilizate împreună.
Efectul pe care alte produse îl pot avea asupra produsului evaluat.
Prezentare, etichetare, avertismente, instrucțiuni și informații referitoare la utilizarea și eliminarea în siguranță.
Categorii de consumatori care utilizează produsul, în special consumatori vulnerabili, cum ar fi copiii, persoanele în vârstă și persoanele cu dizabilități.
Dacă un produs care nu este destinat copiilor poate fi totuși utilizat de copii sau dacă seamănă cu un produs atractiv pentru copii.
Caracteristici de securitate cibernetică în cazurile în care influențele externe, conectivitatea sau interferențele rău intenționate pot afecta siguranța produsului.
Funcționalități în evoluție, de învățare sau predictive care pot afecta siguranța produsului.

Scopul documentației tehnice este de a oferi dovezi obiective că producătorul a identificat riscurile relevante, a implementat controale adecvate ale riscurilor și poate demonstra că produsul este sigur și conform cu cerințele aplicabile.

Documentație tehnică – Șablon de model

Cel/Cea/Cei/Cele Comisia Europeană oferă îndrumări privind documentația tehnică, iar resursele Safety Gate ale Comisiei Europene includ un șablon model pentru documentația tehnică GPSR. Structura modelului include următoarele secțiuni:

Identificarea produsului
1. Marca
2. Numele produsului
3. Model, tip, lot, număr de serie sau alt element de identificare
4. Descriere produs
5. Imagine a produsului
6. Descrierea ambalajului
7. Imagine a ambalajului
Caracteristicile și compoziția produsului
1. Caracteristici
2. Materiale
3. Compoziţie
Analiza riscurilor și măsuri de atenuare a riscurilor
1. Descrierea riscurilor potențiale
2. Măsuri adoptate pentru eliminarea sau atenuarea acestor riscuri
3. Testarea, specificațiile, standardele, avertismentele sau instrucțiunile justificative, acolo unde este cazul
Respectarea standardelor europene aplicabile sau a altor specificații de siguranță
Avertismente și instrucțiuni pentru utilizare în siguranță

Sunt necesare testele de laborator?

Regulamentul privind siguranța generală a produselor impune ca produsele introduse pe piața UE să respecte cerința generală de siguranță. GPSR nu impune același test de laborator pentru fiecare produs. În schimb, dovezile necesare depind de produs, de pericolele sale, de legislația aplicabilă, de standardele aplicabile și de concluziile evaluării riscurilor efectuate de producător.

Respectarea anumitor standarde europene poate oferi o prezumție de conformitate cu cerința generală de siguranță pentru riscurile acoperite de standardele respective. În cazul în care nu se aplică un astfel de standard, pot fi luate în considerare alte standarde europene sau internaționale, cerințe naționale, specificații de siguranță recunoscute, îndrumări științifice, cunoștințe tehnice de ultimă generație și alte dovezi relevante.

Exemple de standarde relevante în mod obișnuit includ:

Seria EN 71 – Se aplică jucăriilor în temeiul legislației UE privind siguranța jucăriilor și acoperă domenii precum proprietățile mecanice și fizice, inflamabilitatea și migrarea anumitor elemente.
EN 12520 – Specifică cerințele de siguranță, rezistență și durabilitate pentru scaunele de uz casnic destinate adulților.
Seria EN IEC 60335 – Acoperă siguranța aparatelor electrice de uz casnic și similare și poate fi relevant în temeiul legislației aplicabile privind produsele electrice.

În cazul în care testarea este relevantă pentru riscurile identificate ale produsului sau impusă de legislația aplicabilă specifică produsului, testarea corespunzătoare rapoarte de testare ar trebui să facă parte din documentația tehnică.

Testarea trebuie efectuată utilizând metode adecvate și de către laboratoare cu competență tehnică corespunzătoare.Acreditarea laboratorului poate fi impusă de anumite legislații sau proceduri de evaluare a conformității și este insistent preferată acolo unde acceptarea reglementată, fiabilitatea sau verificarea independentă sunt importante. Cu toate acestea, GPSR în sine nu impune o cerință universală ca fiecare raport de testare pentru fiecare produs să provină de la un laborator acreditat.

Dar declarația de conformitate?

Cel/Cea/Cei/Cele Declarația UE de conformitate (Doc. de Conducție) este un document important de conformitate, dar este esențial să se facă distincția între cerințele GPSR și cerințele legislației de armonizare a UE.

GPSR nu creează o cerință generală ca fiecare produs acoperit de GPSR să aibă o declarație UE de conformitate. O declarație de conformitate (DDC) este obligatorie în cazul în care produsul face obiectul legislației de armonizare a UE care impune în mod specific o astfel de declarație, cum ar fi legislația aplicabilă care acoperă jucăriile, echipamentele electrice, compatibilitatea electromagnetică, echipamentele radio, utilajele, echipamentul individual de protecție și anumite alte categorii de produse reglementate.

Pentru produsele acoperite doar de GPSR și nu de legislația care impune o declarație de conformitate UE, cerința principală este analiza internă a riscurilor și documentația tehnică GPSR a producătorului. Un producător poate totuși să întocmească o declarație de conformitate internă sau o înregistrare similară ca parte a sistemului său de conformitate, dar aceasta nu ar trebui prezentată ca o declarație de conformitate UE obligatorie din punct de vedere legal, cu excepția cazului în care legislația aplicabilă prevede una.

În cazul în care este necesară o declarație UE de conformitate, conținutul exact al acesteia depinde de legislația aplicabilă, dar include în mod normal:

Numele și adresa producătorului.
Identificarea și descrierea produsului.
O declarație care să ateste că declarația este emisă pe responsabilitatea exclusivă a producătorului.
Referințe la legislația UE aplicabilă.
Referințe la standardele armonizate sau specificațiile tehnice aplicabile.
Informații despre organismul notificat în cazul în care un organism notificat a participat la procedura de evaluare a conformității aplicabilă.
Numele și semnătura persoanei care semnează în numele producătorului.
Locul și data emiterii.

Acolo unde este cazul, Declarația de conformitate trebuie păstrată împreună cu documentația tehnică relevantă și pusă la dispoziția autorităților competente ale UE în conformitate cu legislația aplicabilă. În cazul în care o persoană responsabilă a UE sau un reprezentant autorizat are responsabilități legate de documentație, operatorul economic respectiv trebuie să aibă acces la documentația necesară pentru a-și îndeplini obligațiile legale.

Persoana responsabilă pentru conformitatea GPSR

În temeiul articolului 16 din GPSR, un produs care intră sub incidența regulamentului poate fi introdus pe piața UE numai dacă există un operator economic stabilit în Uniune care este responsabil pentru produs.

Aplicabil Persoană responsabilă depinde de structura lanțului de aprovizionare:

Dacă producătorul este stabilit în UE, producătorul este operatorul economic responsabil.
Dacă producătorul este stabilit în afara UE și produsul este importat în UE, importatorul acționează în mod normal ca operator economic responsabil.
Dacă este cazul, o companie stabilită în UE Reprezentant autorizat poate îndeplini funcțiile relevante în cazul în care a fost numit în mod corespunzător prin mandat scris.
Dacă niciunul dintre operatorii economici anteriori nu există în UE, un furnizor de servicii de îndeplinire a comenzilor stabilit în UE poate deveni operatorul economic responsabil în cazul în care sunt îndeplinite condițiile legale.

Pentru produsele fabricate în afara UE, numele și datele de contact ale persoanei responsabile din UE trebuie furnizate în conformitate cu GPSR. Informațiile trebuie să fie afișate pe produs, pe ambalajul acestuia, pe colet sau pe un document însoțitor, conform cerințelor aplicabile.

Pentru vânzările la distanță, inclusiv vânzările prin intermediul site-urilor web și al piețelor online, oferta de produs trebuie să afișeze și informațiile necesare privind siguranța și trasabilitatea produsului. Acestea includ identificarea produsului, informațiile despre producător, informațiile despre persoana responsabilă din UE în cazul în care producătorul se află în afara UE și avertismentele sau informațiile de siguranță aplicabile.

Poartă de siguranță și Poartă de siguranță pentru afaceri

Sistemul Safety Gate al UE sprijină supravegherea pieței și comunicarea privind produsele de consum nealimentare periculoase. Este important să se facă distincția între diferitele obligații din cadrul sistemului.

Furnizori de piețe online trebuie să se înregistreze pe portalul Safety Gate și să furnizeze punctul lor unic de contact în temeiul articolului 22 din GPSR.
Producătorii, importatorii, distribuitorii sau operatorii obișnuiți ai propriilor magazine online nu sunt supuși acestei cerințe de înregistrare pe piață doar pentru că vând produse online.
Operatorii economici trebuie, însă, să utilizeze mecanismele relevante ale UE de notificare privind siguranța produselor, inclusiv Safety Business Gateway, atunci când apar obligații de notificare referitoare la produse periculoase sau incidente de siguranță.
Companiile care vând online trebuie să se asigure că anunțurile lor de produse online conțin informațiile GPSR obligatorii aplicabile vânzărilor la distanță.

Mai multe informații sunt disponibile în ghidul nostru pentru Obligațiile privind EU Safety Gate și piețele online.

Cine va revizui documentația?

Documentația tehnică nu este, în general, prezentată unei autorități pentru omologare prealabilă în temeiul GPSR. În schimb, aceasta trebuie păstrată de producător și pusă la dispoziția autorităților naționale, la cerere. autoritățile de supraveghere a pieței.

Cererile pot apărea ca urmare a:

Controale vamale de rutină sau de supraveghere a pieței.
Campanii de aplicare a legii specifice sectorului de produse.
Reclamații sau raportări din partea consumatorilor privind incidente de siguranță.
Notificări sau investigații Safety Gate.
Testarea efectuată de autorități.
Suspiciuni de neconformitate identificate în canalele de vânzare fizice sau online.

Autoritățile de supraveghere a pieței pot evalua documentația tehnică, etichetarea produsului, evaluarea riscurilor, testele aplicabile, informațiile de trasabilitate și alte dovezi pentru a determina dacă produsul îndeplinește cerințele de siguranță aplicabile ale UE.

Piețele online precum Amazon pot solicita, de asemenea, documentație tehnică, rapoarte de testare, declarații de conformitate, acolo unde este cazul, informații despre persoana responsabilă, etichete de produs sau alte dovezi de conformitate înainte de a permite listarea unui produs sau de a continua să fie disponibil pentru vânzare.

Raportul Safety Gate 2025 al UE arată un nivel ridicat de aplicare a normelor privind siguranța produselor în întreaga Europă.Postarea noastră despre Cele mai active autorități europene pentru siguranța produselor în 2025 explică ce autorități naționale au depus cele mai multe alerte, cum afectează acest lucru etichetarea și documentația GPSR și cum pot întreprinderile să adopte o abordare proporțională în ceea ce privește limba și acoperirea pieței.

Consecințele neconformității

Neîndeplinirea sau nefurnizarea unei documentații tehnice adecvate sau nedemonstrarea siguranței unui produs poate duce la luarea de măsuri precum:

Solicitări de documentație sau teste suplimentare.
Cerințe corective privind etichetarea sau documentația.
Eliminarea sau suspendarea anunțurilor online.
Restricții privind punerea la dispoziție a produsului pe piața UE.
Retragerea produselor de la distribuitori și comercianți cu amănuntul.
Avertismente pentru consumatori sau rechemări de produse.
Notificări prin sistemul Safety Gate.
Amenzi sau alte sancțiuni impuse în temeiul legislației naționale aplicabile.

GPSR își propune să garanteze că doar produse sigure sunt puse la dispoziția consumatorilor din UE, iar documentația tehnică adecvată este un element central în demonstrarea conformității.

Referințe

Arată mai multe idei

Serviciul adăugat cu succes