هل تحتاج إلى ممثل للاتحاد الأوروبي بشأن اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)؟ شرح المادة 27

إذا كانت شركتك مقرها خارج الاتحاد الأوروبي ولكنها تبيع منتجات أو خدمات لعملاء في الاتحاد الأوروبي، فقد يظل قانون حماية البيانات العامة (GDPR) ساريًا على عملك.

أحد المتطلبات التي تتجاهلها الشركات الدولية أحيانًا هو المادة 27 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). في ظل ظروف معينة، يجب على الشركة التي ليس لها مقر في الاتحاد الأوروبي أن تعين رسمياً ممثلاً داخل الاتحاد الأوروبي.

قد يؤثر هذا على المتاجر الإلكترونية وشركات البرمجيات ومقدمي الخدمات والعلامات التجارية العالمية وغيرها من الشركات التي تستهدف العملاء الأوروبيين.

في هذا الدليل، نشرح متى يكون ممثل الاتحاد الأوروبي بشأن اللائحة العامة لحماية البيانات قد يكون مطلوبًا، ما الذي يفعله الممثل وكيف يمكن للشركات غير التابعة للاتحاد الأوروبي تلبية هذا الشرط.

ما هو ممثل اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي؟

ممثل اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي هو شخص أو منظمة تم تأسيسها داخل الاتحاد الأوروبي ويتم تعيينها رسميًا من قبل جهات تحكم أو معالجين معينين موجودين خارج الاتحاد الأوروبي.

يوفر الممثل نقطة اتصال يسهل الوصول إليها داخل الاتحاد الأوروبي فيما يتعلق بالمسائل المتعلقة بمعالجة الشركة للبيانات الشخصية.

تنص المادة 27 على ضرورة تعيين الممثل كتابةً. يجب أن يكون الممثل موجوداً في دولة عضو في الاتحاد الأوروبي حيث يتواجد الأفراد المعنيون الذين تتم معالجة بياناتهم الشخصية.

ويمكن بعد ذلك مخاطبة الممثل من قبل سلطات الإشراف في الاتحاد الأوروبي والأفراد المعنيين بالبيانات بشأن المسائل المتعلقة بأنشطة معالجة البيانات الخاصة بالشركة.

لماذا يمكن تطبيق اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) على شركة خارج الاتحاد الأوروبي؟

من المفاهيم الخاطئة الشائعة أن اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) تنطبق فقط على الشركات المسجلة داخل الاتحاد الأوروبي.

ليس هذا هو الحال دائماً.

بموجب المادة 3(2) من اللائحة العامة لحماية البيانات، يمكن أن تنطبق اللائحة أيضًا على أنشطة معالجة معينة للمتحكمين والمعالجين غير المقيمين في الاتحاد الأوروبي، حيث تتعلق تلك الأنشطة بما يلي:

• تقديم السلع للأفراد في الاتحاد الأوروبي؛
• تقديم الخدمات للأفراد في الاتحاد الأوروبي؛ أو
• مراقبة سلوك الأفراد حيثما يحدث هذا السلوك داخل الاتحاد الأوروبي.

يُعد هذا النطاق الجغرافي ذا أهمية خاصة للتجارة الإلكترونية الدولية.

مثال: متجر إلكتروني أمريكي يبيع منتجاته إلى ألمانيا

لنفترض شركة تأسست في الولايات المتحدة وليس لها مكتب في الاتحاد الأوروبي.

تدير الشركة متجرًا إلكترونيًا مخصصًا لخدمة العملاء الألمان، وتقبل الطلبات من ألمانيا، وتشحن المنتجات إلى ألمانيا، وتعالج معلومات العملاء مثل الأسماء والعناوين وعناوين البريد الإلكتروني ومعلومات الطلبات.

إن حقيقة أن الشركة نفسها تقع في الولايات المتحدة لا تضع أنشطة المعالجة هذه تلقائيًا خارج نطاق اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

إذا انطبقت المادة 3(2)، فينبغي على الشركة بعد ذلك تقييم ما إذا كانت المادة 27 تتطلب منها تعيين ممثل داخل الاتحاد الأوروبي.

من يحتاج إلى ممثل بموجب المادة 27 من اللائحة العامة لحماية البيانات؟

تنص المادة 27 بشكل عام على أن يقوم المتحكم أو المعالج الذي يندرج ضمن المادة 3 (2) من اللائحة العامة لحماية البيانات بتعيين ممثل في الاتحاد الأوروبي ما لم ينطبق استثناء.

وهذا يعني أن هذا الشرط قد يؤثر على الشركات التي تتخذ من دول مثل:

• الولايات المتحدة؛
• المملكة المتحدة؛
• سويسرا؛
• كندا؛
• أستراليا؛
• اليابان؛
• الصين؛
• سنغافورة؛ و
• دول أخرى خارج الاتحاد الأوروبي.

إن أنشطة الشركة وعملياتها التشغيلية، وليس مجرد بلد تأسيسها، هي التي يجب تقييمها.

هل يُطلب من كل شركة من خارج الاتحاد الأوروبي تعيين ممثل؟

لا.

تتضمن المادة 27 استثناءً في حالة المعالجة عرضي, لا يشمل ذلك المعالجة واسعة النطاق لفئات خاصة من البيانات الشخصية أو البيانات الشخصية المتعلقة بالإدانات والجرائم الجنائية، ومن غير المرجح أن يؤدي إلى خطر على حقوق وحريات الأفراد، مع الأخذ في الاعتبار طبيعة وسياق ونطاق وأغراض المعالجة.

كما يتم تناول السلطات والهيئات العامة بشكل منفصل بموجب المادة 27.

لذا، لا ينبغي اعتبار هذا الإعفاء إعفاءً عامًا للشركات الصغيرة. ينبغي على الشركة دراسة أنشطتها التصنيعية الفعلية قبل استنتاج عدم الحاجة إلى ممثل.

أين يجب أن يكون مقر ممثل الاتحاد الأوروبي؟

بموجب المادة 27 (3)، يجب أن يكون الممثل موجودًا في إحدى الدول الأعضاء في الاتحاد الأوروبي حيث يتواجد أصحاب البيانات المعنيون.

على سبيل المثال، إذا كانت شركة تجارة إلكترونية غير تابعة للاتحاد الأوروبي تبيع بنشاط للمستهلكين في ألمانيا وتعالج بياناتهم الشخصية فيما يتعلق بتلك المبيعات، فقد يوفر ممثل موجود في ألمانيا نقطة اتصال مناسبة في الاتحاد الأوروبي.

كما يوصي المجلس الأوروبي لحماية البيانات (EDPB)، كممارسة جيدة، بتحديد موقع الممثل في الدولة العضو التي يوجد بها نسبة كبيرة من أصحاب البيانات المتأثرين.

ما هي مهام ممثل اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي؟

إن الممثل ليس مجرد عنوان يمكن إضافته ببساطة إلى سياسة الخصوصية.

يُنشئ هذا الدور نقطة اتصال داخل الاتحاد الأوروبي بين الشركة غير الأوروبية والأفراد الموجودين في الاتحاد الأوروبي وسلطات حماية البيانات المختصة.

1. يعمل كنقطة اتصال مع الاتحاد الأوروبي

يقدم الممثل جهة اتصال محددة داخل الاتحاد الأوروبي فيما يتعلق بمسائل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) المتعلقة بأنشطة معالجة البيانات للشركة الممثلة.

2. تسهيل التواصل مع أصحاب البيانات

يجب أن يكون بإمكان الأفراد المعنيين ببيانات الاتحاد الأوروبي الاتصال بالممثل فيما يتعلق بمسائل المعالجة ذات الصلة وممارسة حقوقهم بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

يمكن للممثل تلقي المراسلات ذات الصلة وتنسيقها مع الشركة الممثلة.

3. يتواصل مع السلطات الإشرافية

يجب أن يكون الممثل متاحًا أيضًا لسلطات الإشراف المختصة في الاتحاد الأوروبي فيما يتعلق بأنشطة المعالجة التي يغطيها التعيين.

وهذا يمنح السلطات الأوروبية نقطة اتصال يسهل الوصول إليها حتى وإن كان المتحكم أو المعالج نفسه موجودًا خارج الاتحاد الأوروبي.

4. يدعم معالجة السجلات بموجب المادة 30

تنص المادة 30 من اللائحة العامة لحماية البيانات على إلزام المتحكمين، وممثليهم عند الاقتضاء، بالاحتفاظ بسجلات لأنشطة المعالجة.

بحسب المنظمة ودورها، يمكن أن تتضمن هذه السجلات معلومات تتعلق بما يلي:

• المراقب والممثل؛
• أغراض المعالجة؛
• فئات أصحاب البيانات؛
• فئات البيانات الشخصية؛
• فئات المستفيدين؛
• التحويلات الدولية؛
• فترات الاحتفاظ حيثما أمكن ذلك؛ و
• وصف عام للتدابير الأمنية التقنية والتنظيمية ذات الصلة حيثما أمكن ذلك.

يجب أن تكون هذه السجلات متاحة لسلطة الإشراف المختصة عند الاقتضاء.

هل ممثل اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي هو نفسه مسؤول حماية البيانات؟

لا. يُعد كل من ممثل المادة 27 ومسؤول حماية البيانات (DPO) وظيفتين منفصلتين بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

يعمل ممثل الاتحاد الأوروبي بموجب تفويض من جهة تحكم أو معالجة بيانات من خارج الاتحاد الأوروبي ويعمل كممثل لها داخل الاتحاد الأوروبي فيما يتعلق بمسائل اللائحة العامة لحماية البيانات ذات الصلة.

يتمتع مسؤول حماية البيانات بدور منفصل بموجب المواد من 37 إلى 39 من اللائحة العامة لحماية البيانات، ويجب عليه أداء هذا الدور بالاستقلالية المطلوبة.

أشار المجلس الأوروبي لحماية البيانات بشكل خاص إلى أن دور ممثل الاتحاد الأوروبي لا يتوافق عمومًا مع العمل في نفس الوقت كمسؤول حماية البيانات الخارجي لنفس المنظمة.

هل يؤدي تعيين ممثل إلى نقل مسؤولية اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)؟

لا.

إن تعيين ممثل للاتحاد الأوروبي لا ينقل التزامات المتحكم أو المعالج بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات إلى الممثل.

تظل الشركة غير التابعة للاتحاد الأوروبي مسؤولة عن الامتثال لمتطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) المطبقة على أنشطة المعالجة الخاصة بها.

على سبيل المثال، قد لا تزال الشركة بحاجة إلى معالجة ما يلي:

• الأسس القانونية للمعالجة؛
• معلومات الخصوصية؛
• حقوق أصحاب البيانات؛
• علاقات المعالجات؛
• نقل البيانات دولياً؛
• الاحتفاظ بالبيانات؛
• التدابير الأمنية؛
• التزامات خرق البيانات؛ و
• متطلبات أخرى سارية بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

وبالتالي، يشكل ممثل الاتحاد الأوروبي جزءًا من هيكل الامتثال الأوسع للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) الخاص بالمنظمة.

ما المعلومات التي يجب أن تظهر في إشعار الخصوصية الخاص بك؟

في حالة تعيين ممثل للاتحاد الأوروبي، يجب على المنظمة التأكد من تحديد هوية الممثل بشكل مناسب في معلومات اللائحة العامة لحماية البيانات المقدمة إلى أصحاب البيانات.

وهذا يعني عادةً تقديم هوية الممثل وتفاصيل الاتصال به حتى يكون لدى الأفراد نقطة اتصال أوروبية يسهل الوصول إليها.

ينبغي تحديث التفاصيل باستمرار طالما بقي الموعد سارياً.

خدمة تمثيل EaseCert EU GDPR

توفر EaseCert الآن خدمة ممثل اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي بموجب المادة 27 من اللائحة العامة لحماية البيانات للشركات المؤهلة التي تأسست خارج الاتحاد الأوروبي.

شركة EaseCert GmbH, يمكن تعيين شركة مقرها في ألمانيا رسمياً كممثل لكم في الاتحاد الأوروبي، وتوفير نقطة الاتصال الأوروبية اللازمة لوظيفة التمثيل.

تشمل الخدمة ما يلي:

• تمثيل الاتحاد الأوروبي في إطار اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR): تعيين شركة EaseCert GmbH كممثل لكم في الاتحاد الأوروبي بموجب المادة 27 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)؛
• نقطة اتصال الاتحاد الأوروبي: نقطة اتصال للأفراد المعنيين ببيانات الاتحاد الأوروبي وسلطات حماية البيانات المختصة؛ و
• المادة 30 من السجلات: إعداد وصيانة سجل أنشطة المعالجة الخاص بك بناءً على المعلومات المقدمة من مؤسستك.

رسوم لمرة واحدة بدلاً من اشتراك سنوي آخر

تواجه الشركات الدولية بالفعل العديد من التكاليف المتكررة عند دخولها السوق الأوروبية.

لذلك، تقدم EaseCert خدمة ممثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) القياسية للاتحاد الأوروبي باستخدام طريقة بسيطة. نموذج الرسوم لمرة واحدة.

لا يوجد اشتراك سنوي للممثلين للخدمة القياسية.

كيف تتم عملية تحديد المواعيد في EaseCert

الخطوة الأولى: تقديم طلبك

اطلب خدمة ممثل اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي وقدم معلومات شركتك.

الخطوة الثانية: تقديم معلومات المعالجة الخاصة بك

نقوم بجمع المعلومات اللازمة لفهم أنشطتك في الاتحاد الأوروبي وعمليات المعالجة التي يغطيها التعيين.

الخطوة 3: مراجعة وتفويض الممثل

تقوم شركة EaseCert بمراجعة المعلومات المقدمة وإعداد الوثائق المطلوبة للعلاقة التمثيلية.

الخطوة الرابعة: التعيين الرسمي

يُعيّن التفويض المكتوب رسميًا شركة EaseCert GmbH كممثلك في الاتحاد الأوروبي بموجب المادة 27 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

الخطوة 5: تحديث معلومات الخصوصية الخاصة بك

نقدم تفاصيل ممثل EaseCert ذات الصلة حتى تتمكن من تضمين ممثل الاتحاد الأوروبي الخاص بك في وثائق الخصوصية الخاصة بك.

الخطوة السادسة: الحفاظ على معلوماتك

يجب على مؤسستكم إبقاء EaseCert على اطلاع دائم بالتغييرات الجوهرية في أنشطة المعالجة التي يغطيها التعيين حتى تظل سجلات الممثلين ذات الصلة محدثة.

الامتثال للوائح المنتجات وحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي تحت سقف واحد

بالنسبة لشركات التجارة الإلكترونية الدولية، فإن اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) غالباً ما تكون مجرد جزء واحد من دخول السوق الأوروبية.

اعتمادًا على المنتجات والبلدان المعنية، قد تواجه الشركات أيضًا متطلبات تتعلق بسلامة المنتج، والأشخاص المسؤولين في الاتحاد الأوروبي، والممثلين المعتمدين، ووضع العلامات على المنتج، والوثائق الفنية، ومسؤولية المنتج الموسعة (EPR)، والتزامات الوصول إلى السوق الأخرى.

تدعم شركة EaseCert الشركات الدولية بخدمات الامتثال العملية للاتحاد الأوروبي من خلال كيانها الألماني، مما يسمح للشركات بتنسيق متطلبات الامتثال الأوروبية المتعددة من خلال مزود واحد.

استعد قبل البدء في البيع لعملاء الاتحاد الأوروبي

إذا كان عملك قائماً خارج الاتحاد الأوروبي وتعتزم استهداف العملاء في الاتحاد الأوروبي، فحدد ما إذا كانت المادة 27 تنطبق قبل الإطلاق.

في حال تطلب الأمر تعيين ممثل من الاتحاد الأوروبي، فإن تحديد التعيين مبكراً يعني إمكانية إدراج تفاصيل الممثل المناسبة في وثائق الخصوصية الخاصة بك منذ البداية.

تقدم شركة EaseCert GmbH خدمات التمثيل القانوني بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) من ألمانيا للشركات غير الأعضاء في الاتحاد الأوروبي المؤهلة مقابل رسوم لمرة واحدة.

المراجع الرسمية

• اللائحة (الاتحاد الأوروبي) 2016/679 (اللائحة العامة لحماية البيانات) – يور-ليكس
• المجلس الأوروبي لحماية البيانات – المبادئ التوجيهية 3/2018 بشأن النطاق الإقليمي للائحة العامة لحماية البيانات

تُقدّم هذه المقالة معلومات عامة بشأن متطلبات ممثل اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي. ويعتمد تطبيق المادة 27 على ظروف كل منظمة على حدة وطبيعة أنشطتها في معالجة البيانات. خدمة المادة 27 التي تُقدّمها EaseCert هي خدمة تمثيلية للاتحاد الأوروبي، ولا تُعدّ استشارة قانونية أو خدمات مسؤول حماية البيانات.