Hướng dẫn sử dụng cho các sản phẩm tiêu dùng của EU

Việc bán một sản phẩm tiêu dùng tại EU không tự động có nghĩa là bạn cần một cuốn sách hướng dẫn dày cộp trong mỗi hộp sản phẩm. Luật pháp yêu cầu điều này thực tế hơn: người tiêu dùng phải nhận được thông tin cần thiết để sử dụng sản phẩm một cách an toàn. Đối với một số sản phẩm, một cảnh báo ngắn gọn trên nhãn là đủ. Đối với những sản phẩm khác, sách hướng dẫn sử dụng đầy đủ là bắt buộc. Câu trả lời phụ thuộc vào rủi ro, độ phức tạp của sản phẩm và luật áp dụng cho sản phẩm đó.eur-lex.europa.eu)

Sự khác biệt này rất quan trọng vì nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn ba điều khác nhau: cảnh báo an toàn, hướng dẫn sử dụng và Tuyên bố về sự phù hợp (DoC). Chúng có liên quan nhưng không phải là cùng một tài liệu và không tuân theo cùng một quy tắc. Theo Quy định chung về an toàn sản phẩm của EU (GPSR), nghĩa vụ cốt lõi là cung cấp thông tin và hướng dẫn an toàn rõ ràng khi cần thiết để sử dụng an toàn. Tuyên bố chính thức về sự phù hợp của EU thường là một khái niệm thuộc luật CE, chứ không phải là một yêu cầu chung của GPSR.

1) Điểm khởi đầu: sách hướng dẫn sử dụng là cần thiết khi việc sử dụng an toàn phụ thuộc vào chúng.

Đối với các sản phẩm tiêu dùng thông thường thuộc phạm vi điều chỉnh của GPSR, nhà sản xuất phải đảm bảo rằng sản phẩm được kèm theo hướng dẫn rõ ràng và thông tin an toàn bằng ngôn ngữ dễ hiểu đối với người tiêu dùng, theo quy định của quốc gia thành viên nơi sản phẩm được bán. Nguyên tắc pháp lý rất đơn giản: nếu người tiêu dùng không thể sử dụng sản phẩm một cách an toàn mà không cần hướng dẫn, thì hướng dẫn đó phải được cung cấp.

Trên thực tế, sách hướng dẫn sử dụng thường cần thiết khi sản phẩm không dễ hiểu, khi việc thiết lập hoặc sử dụng không đúng cách có thể tạo ra rủi ro về an toàn, hoặc khi người tiêu dùng cần hướng dẫn cụ thể về lắp đặt, lắp ráp, vận hành, bảo trì, bảo quản hoặc thải bỏ. Điều này đặc biệt phổ biến đối với các sản phẩm có chức năng điện, các bộ phận chuyển động, sinh nhiệt, giới hạn tải, các bộ phận sắc nhọn, tiếp xúc với hóa chất, các mối nguy hiểm liên quan đến trẻ em hoặc các trường hợp sử dụng sai không rõ ràng. Cách tiếp cận này phù hợp với trọng tâm của GPSR về đánh giá rủi ro và với hướng dẫn luật sản phẩm rộng hơn của Ủy ban trong Hướng dẫn Xanh.

Ngược lại, sách hướng dẫn sử dụng đầy đủ thường không cần thiết đối với các sản phẩm đơn giản, ít rủi ro nếu tất cả thông tin an toàn thiết yếu có thể được trình bày rõ ràng trên nhãn, bao bì hoặc một tờ rơi ngắn. Một chiếc cốc cơ bản, khăn quàng cổ, giỏ trang trí hoặc đồ dùng văn phòng phẩm đơn giản thường không cần sách hướng dẫn. Nhưng một chiếc đèn sạc, loa không dây, xe scooter gấp gọn, đồ chơi hoặc dụng cụ điện cầm tay thì thường cần. Tiêu chí pháp lý không phải là liệu sách hướng dẫn có phổ biến trong loại sản phẩm đó hay không, mà là liệu thông tin đó có cần thiết cho việc sử dụng an toàn của người tiêu dùng hay không.

2) So sánh sản phẩm GPSR với sản phẩm CE

Đây là điểm mà nhiều người bán mắc sai lầm. Không phải tất cả các sản phẩm tiêu dùng đều là sản phẩm đạt chuẩn CE. Nhiều mặt hàng thông dụng chỉ được bán theo quy định GPSR. Một số khác thuộc phạm vi luật hài hòa cụ thể của EU như Chỉ thị Điện áp thấp, Chỉ thị EMC, Chỉ thị Thiết bị vô tuyến, Chỉ thị An toàn đồ chơi, Quy định về thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) hoặc Quy định về máy móc. Các quy định trong từng lĩnh vực thường đưa ra những nghĩa vụ nghiêm ngặt hơn về hướng dẫn sử dụng, cảnh báo và chứng nhận hợp quy (DoC).

Đối với sản phẩm chỉ có chứng nhận GPSR, thường không có yêu cầu pháp lý nào về việc lập Tuyên bố Hợp quy EU theo đúng chuẩn CE. Bạn vẫn cần hồ sơ kỹ thuật, đánh giá rủi ro, thông tin truy xuất nguồn gốc và thông tin an toàn, nhưng không cần Tuyên bố Hợp quy theo kiểu CE trừ khi có luật cụ thể khác yêu cầu. Đối với các sản phẩm CE, Tuyên bố Hợp quy thường là bắt buộc vì nó là một phần của khung đánh giá sự phù hợp và liên quan đến nhãn CE.(thị trường đơn nhất-economy.ec.europa.eu)

Hướng dẫn liên quan:

Quy trình phân tích rủi ro GPSR, Hướng dẫn tài liệu kỹ thuật GPSR, Hướng dẫn tuân thủ quy định của EU đối với việc bán sản phẩm tiêu dùng

3) Nội dung mà sách hướng dẫn sử dụng thường cần bao gồm

Sách hướng dẫn sử dụng tuân thủ quy định không chỉ đơn thuần mô tả các tính năng. Mục đích thực sự của nó là giảm thiểu rủi ro. Tùy thuộc vào sản phẩm, sách hướng dẫn cần nêu rõ model sản phẩm, giải thích mục đích sử dụng, cảnh báo về những trường hợp sử dụng sai có thể dự đoán được, mô tả cách thiết lập và vận hành, nêu rõ bất kỳ hạn chế nào đối với người dùng, liệt kê hướng dẫn bảo trì và vệ sinh, giải thích cách bảo quản và thải bỏ khi cần thiết, và đưa ra các cảnh báo an toàn bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Nếu sản phẩm có các hạn chế về độ tuổi, giới hạn tải trọng, giới hạn môi trường, điều kiện pin hoặc giới hạn tương thích, những điều đó cũng cần được nêu rõ.

Thông tin cũng phải dễ đọc. Theo quy định về sản phẩm của EU, hướng dẫn và thông tin an toàn phải được viết bằng ngôn ngữ mà người tiêu dùng hoặc người sử dụng tại quốc gia thành viên mục tiêu có thể dễ dàng hiểu được. Điều này là bắt buộc. Nếu bạn bán hàng tại Đức, Pháp, Ý và Tây Ban Nha, bạn nên cung cấp các hướng dẫn và cảnh báo liên quan bằng tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Ý và tiếng Tây Ban Nha, trừ khi cơ quan chức năng quốc gia cụ thể cho phép khác.

Hướng dẫn liên quan:

Yêu cầu ghi nhãn để tuân thủ GPSR, Ví dụ cảnh báo GPSR

4) Khi nào tài liệu hướng dẫn có thể được số hóa, và khi nào giấy vẫn còn quan trọng

Hướng dẫn điện tử ngày càng được chấp nhận rộng rãi, nhưng điều đó không có nghĩa là được phép loại bỏ hoàn toàn thông tin trên giấy trong mọi trường hợp. Ví dụ rõ ràng nhất hiện nay là Quy định về Máy móc, trong đó cho phép sử dụng hướng dẫn điện tử, nhưng vẫn yêu cầu thông tin an toàn thiết yếu phải được in trên giấy đối với máy móc dành cho hoặc có thể được sử dụng bởi người dùng không chuyên nghiệp. Quy định này cũng yêu cầu hướng dẫn điện tử phải được truy cập trực tuyến trong suốt vòng đời dự kiến ​​của sản phẩm và ít nhất 10 năm sau khi đưa ra thị trường, với bản sao giấy được cung cấp miễn phí theo yêu cầu.

Quy định về máy móc đó mang tính đặc thù theo từng lĩnh vực, nhưng nó cho thấy hướng đi rộng hơn của luật pháp EU: việc cung cấp thông tin kỹ thuật số có thể được chấp nhận đối với các hướng dẫn chi tiết, nhưng thông tin an toàn thiết yếu vẫn phải dễ tiếp cận, rõ ràng và thiết thực đối với người tiêu dùng thực tế. Đối với các sản phẩm tiêu dùng thông thường theo GPSR, việc chỉ dựa vào mã QR có thể tiềm ẩn rủi ro nếu sản phẩm cần thông tin an toàn ngay lập tức khi sử dụng lần đầu. Cách tiếp cận an toàn hơn là giữ các cảnh báo thiết yếu gắn liền với sản phẩm và sử dụng nội dung kỹ thuật số cho các tài liệu giải thích dài hơn. Điểm cuối cùng này là một suy luận về sự tuân thủ dựa trên văn bản và cấu trúc của luật, chứ không phải một câu GPSR cụ thể nào.

5) Tuyên bố về sự phù hợp: nó là gì và không phải là gì

Tuyên bố phù hợp của EU là một văn bản pháp lý từ nhà sản xuất, khẳng định rằng sản phẩm tuân thủ luật hài hòa hóa hiện hành của EU. Bằng việc lập ra tuyên bố này, nhà sản xuất chịu trách nhiệm về sự tuân thủ của sản phẩm. Đây là một đặc điểm cốt lõi của luật CE và được mô tả trong cả luật ngành và hướng dẫn luật sản phẩm của Ủy ban.

Điều đó có nghĩa là DoC không phải là sự thay thế chung cho sách hướng dẫn sử dụng. Nó không hướng dẫn người tiêu dùng cách lắp đặt, sử dụng, bảo trì hoặc thải bỏ sản phẩm một cách an toàn. Đây là một tuyên bố tuân thủ chủ yếu dành cho các cơ quan chức năng, nhà nhập khẩu, nhà phân phối và các cơ quan giám sát thị trường. Sách hướng dẫn sử dụng và DoC phục vụ các mục đích khác nhau và không nên bị nhầm lẫn.(eur-lex.europa.eu)

6) Khi nào cần có Giấy chứng nhận xuất xứ (DoC) theo quy định pháp luật

Thông thường, Giấy chứng nhận hợp quy (DoC) được yêu cầu khi một sản phẩm phải tuân thủ một hoặc nhiều luật CE. Các ví dụ phổ biến bao gồm thiết bị điện theo Chỉ thị Điện áp thấp, thiết bị điện tử theo Chỉ thị EMC, sản phẩm vô tuyến theo Chỉ thị Thiết bị vô tuyến, đồ chơi theo Chỉ thị An toàn đồ chơi, thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) và máy móc. Trong các lĩnh vực này, nhà sản xuất thường phải lập DoC trước khi đưa sản phẩm ra thị trường.

Ngược lại, đối với các sản phẩm tiêu dùng chỉ thuộc loại GPSR như nhiều mặt hàng gia dụng, phụ kiện nhà cửa, dụng cụ không dùng điện, hàng dệt may thông thường hoặc hàng trang trí, thường không có yêu cầu chính thức về Tuyên bố Tuân thủ theo kiểu CE. Một số doanh nghiệp vẫn lập tuyên bố tuân thủ tự nguyện vì lý do thương mại hoặc thị trường, nhưng điều đó không giống với Tuyên bố Tuân thủ EU bắt buộc theo luật CE.eur-lex.europa.eu)

7) Tài liệu DoC có cần phải nằm trong sách hướng dẫn sử dụng không?

Thông thường là không. Trong hầu hết các lĩnh vực CE, Tài liệu Chứng nhận (DoC) phải tồn tại và sản phẩm phải đi kèm với hướng dẫn sử dụng và thông tin an toàn cần thiết, nhưng toàn bộ Tài liệu Chứng nhận không nhất thiết phải được in trong sách hướng dẫn trừ khi luật pháp của ngành đó quy định cụ thể. Đây là một trong những điểm bị hiểu sai nhiều nhất trong thực tế.

Thiết bị vô tuyến là danh mục sản phẩm chính mà điều này trở nên cụ thể hơn.

Theo Chỉ thị về Thiết bị Vô tuyến, các nhà sản xuất phải đảm bảo rằng mỗi thiết bị vô tuyến đều kèm theo bản sao Tuyên bố Phù hợp EU hoặc Tuyên bố Phù hợp EU đơn giản hóa. Chỉ thị cũng nêu rõ rằng thông tin cần thiết để sử dụng thiết bị vô tuyến đúng cách phải được bao gồm trong hướng dẫn sử dụng. Vì vậy, đối với các thiết bị không dây như sản phẩm Bluetooth, thiết bị Wi-Fi, thiết bị nhà thông minh và nhiều thiết bị điện tử kết nối khác, vấn đề Tuyên bố Phù hợp (DoC) trở nên rõ ràng hơn nhiều ở cấp độ tài liệu hướng dẫn sử dụng so với nhiều quy định khác trong ngành.

Trên thực tế, nhiều sản phẩm vô tuyến giải quyết vấn đề này bằng cách đưa vào một tuyên bố DoC đơn giản trong tập sách hoặc tờ rơi, cùng với địa chỉ web nơi có thể lấy được DoC đầy đủ. Đó là lý do tại sao sách hướng dẫn sử dụng cho các thiết bị điện tử không dây thường chỉ chứa một đoạn ngắn về sự phù hợp thay vì toàn bộ văn bản tuyên bố.

Máy móc là một loại hình khác với quy tắc rõ ràng.

Theo Quy định về Máy móc, sản phẩm phải kèm theo Chứng nhận Hợp quy của EU (EU DoC), hoặc nhà sản xuất có thể cung cấp địa chỉ internet hoặc mã đọc được bằng máy để truy cập DoC trong hướng dẫn sử dụng và thông tin an toàn cần thiết. Đây là một ví dụ trực tiếp về việc luật EU cho phép tham chiếu DoC được đặt trong sách hướng dẫn thay vì yêu cầu phải có bản khai báo đầy đủ bằng giấy trong mỗi gói sản phẩm.

Đồ chơi cần có chứng nhận DoC, nhưng thông tin này thường không có trong sách hướng dẫn sử dụng.

Đối với đồ chơi, nhà sản xuất phải chuẩn bị Giấy chứng nhận hợp quy của EU (EU DoC), và đồ chơi cũng phải kèm theo hướng dẫn sử dụng và thông tin an toàn bằng ngôn ngữ dễ hiểu tại quốc gia thành viên liên quan. Tuy nhiên, quy tắc chung là Giấy chứng nhận hợp quy phải tồn tại và được cung cấp cho các cơ quan chức năng, chứ không nhất thiết phải đưa toàn bộ nội dung tuyên bố vào tờ hướng dẫn sử dụng cho người tiêu dùng.

Các sản phẩm điện áp thấp và EMC tuân theo cùng một quy trình phân tách chung.

Đối với các sản phẩm thuộc Chỉ thị Điện áp thấp và Chỉ thị EMC, nhà sản xuất phải chuẩn bị Tài liệu Tuân thủ EU (EU DoC) và đảm bảo sản phẩm đi kèm hướng dẫn sử dụng và thông tin an toàn bằng ngôn ngữ phù hợp. Các chỉ thị này yêu cầu rõ ràng cả hai yếu tố trên, nhưng nhìn chung không yêu cầu phải in toàn bộ Tài liệu Tuân thủ trong sách hướng dẫn sử dụng.

8) Những sai lầm mà các doanh nghiệp thường mắc phải

Một lỗi thường gặp là cho rằng mọi sản phẩm tiêu dùng của EU đều cần có sách hướng dẫn in kèm. Điều đó không đúng.Một số sản phẩm chỉ cần những từ ngữ an toàn ngắn gọn trên bao bì hoặc tờ hướng dẫn sử dụng. Những sản phẩm khác cần hướng dẫn sử dụng đầy đủ vì việc sử dụng an toàn phụ thuộc vào đó. Câu trả lời đúng phụ thuộc vào rủi ro của sản phẩm và luật pháp hiện hành.

Một lỗi thường gặp khác là cho rằng mọi sản phẩm đều cần DoC (Giấy chứng nhận tuân thủ). Điều đó cũng không chính xác. DoC chính thức của EU chủ yếu là yêu cầu của luật CE. Nếu sản phẩm chỉ đáp ứng tiêu chuẩn GPSR (Kiểm tra an toàn GPS), câu hỏi an toàn hơn không phải là “Tôi nên đặt DoC ở đâu?” mà là “Tôi cần những thông tin và tài liệu an toàn nào để chứng minh sự tuân thủ?”thị trường đơn nhất-economy.ec.europa.eu)

Sai lầm thứ ba là chỉ đưa tất cả thông tin tuân thủ lên mạng. Trong một số lĩnh vực, điều đó có thể hiệu quả đối với một phần tài liệu, nhưng thông tin an toàn thiết yếu vẫn cần được cung cấp kèm theo sản phẩm một cách thiết thực. Nếu người tiêu dùng cần biết điều gì đó trước khi lắp ráp, sạc pin, gắn kết, đeo hoặc sử dụng lần đầu, thông tin đó không nên hoàn toàn phụ thuộc vào việc quét mã hoặc tìm kiếm trên trang web sau này. Đây lại là một suy luận về sự tuân thủ dựa trên cách các quy định được cấu trúc và cách thức giám sát thị trường thường đánh giá khả năng sử dụng của người tiêu dùng.

Hướng dẫn liên quan:

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không tuân thủ GPSR?, Các hình phạt và lệnh triệu hồi của GPSR

9) Một khuôn khổ quyết định thực tiễn

Khi đánh giá một sản phẩm, hãy bắt đầu với năm câu hỏi.

Đầu tiên, sản phẩm đó chỉ tuân thủ tiêu chuẩn GPSR hay thuộc phạm vi chứng nhận CE như LVD, EMC, RED, An toàn đồ chơi, PPE hoặc Máy móc? Điều đó sẽ quyết định xem có cần thiết phải có Giấy chứng nhận hợp quy (DoC) chính thức theo quy định pháp luật hay không.thị trường đơn nhất-economy.ec.europa.eu)

Thứ hai, người tiêu dùng có thể sử dụng sản phẩm một cách an toàn mà không cần hướng dẫn thêm không? Nếu không, cần phải có sách hướng dẫn sử dụng hoặc tờ hướng dẫn kèm theo.eur-lex.europa.eu)

Thứ ba, liệu có những mối nguy hiểm không dễ nhận biết, các bước lắp đặt, quy tắc bảo trì hoặc các trường hợp sử dụng sai mục đích nào không? Nếu có, hướng dẫn cần phải đề cập rõ ràng đến chúng.thị trường đơn nhất-economy.ec.europa.eu)

Thứ tư, sản phẩm sẽ được bán ở những quốc gia thành viên nào? Điều đó sẽ quyết định ngôn ngữ được sử dụng cho hướng dẫn và cảnh báo.eur-lex.europa.eu)

Thứ năm, nếu cần có DoC (Document of Change), thì luật ngành có yêu cầu DoC đầy đủ, DoC đơn giản hóa, hay chỉ cần đường dẫn tham chiếu như URL trong hướng dẫn? RED và Machinery cho thấy câu trả lời phụ thuộc vào từng sản phẩm cụ thể.eur-lex.europa.eu)

Hướng dẫn liên quan:

Danh sách kiểm tra ra mắt sản phẩm của EU, Hướng dẫn tuân thủ GPSR của Amazon EU

10) Kết luận thực tế

Đối với hầu hết các sản phẩm tiêu dùng không đạt chứng nhận CE, câu hỏi pháp lý thực sự không phải là “Tôi có cần tài liệu hướng dẫn sử dụng (DoC) trong sách hướng dẫn không?” mà là “Những hướng dẫn và thông tin an toàn nào phải đi kèm với sản phẩm để người tiêu dùng có thể sử dụng sản phẩm một cách an toàn?” Theo GPSR, đó chính là cốt lõi của việc tuân thủ.

Đối với các sản phẩm CE, DoC thường là bắt buộc, nhưng thường là một tài liệu tuân thủ riêng biệt. Chỉ trong một số lĩnh vực nhất định, đặc biệt là thiết bị vô tuyến, luật EU mới yêu cầu rõ ràng một bản sao hoặc phiên bản đơn giản hóa đi kèm sản phẩm theo cách dễ tiếp cận với người dùng. Máy móc cũng cho phép truy cập DoC thông qua địa chỉ internet hoặc mã máy đọc được trong hướng dẫn sử dụng.

Vì vậy, cách tiếp cận an toàn nhất là: trước tiên hãy phân loại sản phẩm một cách chính xác, sau đó quyết định định dạng hướng dẫn dựa trên rủi ro thực tế, và cuối cùng xử lý DoC theo quy định của ngành áp dụng. Điều này tránh được cả việc ghi chép quá mức đối với hàng hóa đơn giản và việc ghi chép thiếu sót đối với các sản phẩm mà cơ quan quản lý mong muốn được hỗ trợ bởi hướng dẫn sử dụng đầy đủ và giấy tờ chứng nhận tuân thủ.thị trường đơn nhất-economy.ec.europa.eu)

Tài liệu tham khảo

Quy định (EU) 2023/988 về an toàn sản phẩm chung (GPSR), Công báo chính thức và tóm tắt EUR-Lex.eur-lex.europa.eu)

Ủy ban Châu Âu, Hướng dẫn Xanh về việc thực hiện các quy định về sản phẩm của EU năm 2022.thị trường đơn nhất-economy.ec.europa.eu)

Chỉ thị 2014/35/EU (Chỉ thị về điện áp thấp), EUR-Lex. (eur-lex.europa.eu)

Chỉ thị 2014/30/EU (Chỉ thị EMC), EUR-Lex. (eur-lex.europa.eu)

Chỉ thị 2014/53/EU (Chỉ thị về thiết bị vô tuyến), EUR-Lex.(eur-lex.europa.eu)

Chỉ thị 2009/48/EC (Chỉ thị về an toàn đồ chơi), EUR-Lex và bản tóm tắt EUR-Lex.eur-lex.europa.eu)

Quy định (EU) 2023/1230 (Quy định về máy móc), EUR-Lex.eur-lex.europa.eu)