EU GPSR Technical File and Product Compliance Guide

EU GPSR Technische Datei- und Produktkonformitätshandbuch

Die Markteinführung eines Produkts in der Europäischen Union kann sehr lohnend sein, ist aber auch mit strengen Compliance-Verpflichtungen verbunden. Die Allgemeine Produktsicherheitsverordnung (GPSR), die die alte Richtlinie zur allgemeinen Produktsicherheit ersetzte, legt nun die Messlatte für Unternehmen, die in der EU verkaufen, deutlich höher. Unternehmen, die nicht vorbereitet sind, riskieren Produktrückrufe, Geldstrafen oder die Entfernung ihrer Angebote von Plattformen wie Amazon, Etsy oder eBay.

Diese Checkliste 2025 gibt Ihnen einen klaren, schrittweisen Überblick darüber, was Sie tun müssen, bevor Sie ein neues Produkt auf dem EU-Markt in Verkehr bringen.

1. Bestätigen Sie die Produktkategorie und den Umfang

Stellen Sie zunächst fest, ob Ihr Produkt nur unter die GPSR fällt oder ob zusätzliche EU-Rechtsvorschriften gelten. Zum Beispiel: Spielzeug, Kosmetika, oder elektrische Produkte Für alle gelten zusätzlich zum GPSR spezifische Richtlinien oder Vorschriften.

Definieren Sie auch die Zielgruppe. Ein Produkt, das für Kinder vermarktet wird, erfordert eine Alterseinstufung und oft strengere Tests. Auch Zubehör und Verpackungen können unter die GPSR fallen, wenn sie Risiken für die Verbraucher bergen.

2. Führen Sie eine Risikobewertung durch

Jedes Produkt muss einer dokumentierten Risikoanalyse. Dies sollte Gefahren wie mechanische, chemische, elektrische, Brand- oder Erstickungsrisiken abdecken. Sofern harmonisierte EU-Normen existieren, verwenden Sie diese als Konformitätsnachweis. Ihre Erkenntnisse und Minderungsmaßnahmen bilden einen zentralen Bestandteil der technischen Produktdokumentation.

Sie können mit diesem kostenlosen Vorlage für die Risikoanalyse.

3. Bereiten Sie die technische Datei vor

Der technische Unterlagen ist obligatorisch. Es muss eine Stückliste, Prüfberichte, Konformitätserklärungen, eine schriftliche Risikobewertung, Benutzer- und Warnhinweise sowie Kopien von Etiketten und Verpackungen enthalten. Bewahren Sie das Dokument mindestens 10 Jahre lang nach der letzten Markteinführung des Produkts auf und aktualisieren Sie es bei jeder Änderung des Produktdesigns.

Sicherheitsdatenblätter (SDS) beifügen

Wenn in Ihrem Produkt oder Prozess Stoffe oder Gemische verwendet werden, fügen Sie bitte aktuelle Sicherheitsdatenblätter bei. Sicherheitsdatenblätter (SDB) ersetzen in der EU den älteren Begriff MSDS und sind in 16 Abschnitte unterteilt. Verwenden Sie SDB, um die Kontrolle von Gefahren in Beschichtungen, Klebstoffen, Tinten, Reinigungsmitteln, Batterien und Textilausrüstungen nachzuweisen. Führen Sie die SDB in der Amtssprache des Mitgliedstaats, in dem das Produkt vermarktet wird.

Weitere nützliche Dokumente

  • Lieferantenerklärungen und Materialspezifikationen mit Angabe der genauen Güteklassen
  • Analysezertifikate für kritische Eingaben
  • Zeichnungen, Schemata, Kontrollpläne, Prüfprotokolle
  • SVHC-Mitteilungen gemäß REACH Artikel 33 und ggf. SCIP-Mitteilungen


4. Benennen Sie eine verantwortliche Person in der EU

Wenn Sie außerhalb der EU ansässig sind, können Sie nicht verkaufen, ohne einen Verantwortliche Person in der EUDer Name und die Kontaktdaten des RP müssen auf dem Produkt oder seiner Verpackung erscheinen und der RP ist gesetzlich dafür verantwortlich, Ihre technischen Unterlagen aufzubewahren und den Marktüberwachungsbehörden zu antworten.

5. Erstellen Sie eine Konformitätserklärung (DoC)

Der Konformitätserklärung ist die rechtliche Erklärung, dass Ihr Produkt der GPSR und allen anderen relevanten EU-Gesetzen entspricht. EaseCert erstellt im Rahmen seiner Dienstleistung DoC-Entwürfe für jeden zertifizierten Produkttyp. Diese müssen die Angaben zum Hersteller, gegebenenfalls die Angaben zum RP, Produktkennungen, angewandte Vorschriften und Normen sowie eine Unterschrift enthalten.

6.Verwenden Sie die richtige Kennzeichnung und Warnhinweise

Jedes in der EU verkaufte Produkt muss folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Herstellers oder EU-Vertreters
  • Eine Produktkennung wie SKU, Charge oder Seriennummer
  • Sicherheit Warnungen in allen Amtssprachen der Länder, in denen das Produkt verkauft wird
  • Altersbeschränkungen, falls zutreffend (z. B. „Für Kinder unter 3 Jahren unzugänglich aufbewahren“)

Lesen Sie unseren Leitfaden auf Kennzeichnungsanforderungen zur Einhaltung der GPSR und laden Sie die kostenlose Produktetikettenvorlage.

7. Seien Sie auf die Marktüberwachung vorbereitet

Die EU-Behörden können Ihre Unterlagen jederzeit anfordern. Sie müssen diese innerhalb von 10 Tagen vorlegen. Verkäufer auf Online-Marktplätzen müssen sich möglicherweise auch bei der EU Safety Gate Online-Marktplatzmodul. Zur Einhaltung der Vorschriften gehört die Existenz eines Rückrufplans.

8. Sicheres Testen und Verifizieren

Unabhängige Labortests liefern wichtige Nachweise für die Konformität. Dazu gehören chemische Sicherheitsprüfungen wie REACH und EN 71-3, sofern zutreffend, Entflammbarkeitstests und mechanische Sicherheitsprüfungen. Fordern Sie von Lieferanten stets vollständige Prüfberichte an und verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf allgemeine Zertifikate.

Wählen Sie den richtigen Umfang und die richtigen Varianten

Ordnen Sie jede wesentliche Anforderung einem Standard oder einer Methode zu. Testen Sie Worst-Case-Materialien, -Größen und -Konstruktionen, sodass ein einziger Berichtssatz alle Varianten stichhaltig abdeckt.

Nutzen Sie kompetente Labore und vervollständigen Sie Ihre Berichte

Fordern Sie ISO/IEC 17025-Berichte an, die eindeutige Berichts-IDs, Probenbeschreibungen, Methoden, Grenzwerte, Ergebnisse mit Einheiten, Daten, Autorisierung und gegebenenfalls Messunsicherheit sowie Entscheidungsregeln für „Bestanden“ oder „Nicht bestanden“ enthalten. Sorgen Sie dafür, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Verknüpfen Sie Berichte mit der Produktidentität

Stellen Sie sicher, dass Fotos, Typenschilder, Etiketten und Benutzeranweisungen enthalten sind oder darauf verwiesen wird. Modellnummern und SKUs müssen mit der Konformitätserklärung und dem technischen Dateiindex übereinstimmen.

Sorgen Sie für eine saubere Verwahrungskette

Dokumentieren Sie die Probenquelle, den Probenahmeplan, die Konditionierung und etwaige Abweichungen. Wenn das Labor Proben auswählt, bewahren Sie den Plan mit Datum in Ihrer Akte auf.


9. Erfüllen Sie die Anforderungen des Marktplatzes

Online-Plattformen wie Amazon, Etsy, eBay, Temu oder TikTok Shop verlangen häufig Konformitätsdokumente, bevor sie Angebote freigeben. In der Regel benötigen sie Angaben zur verantwortlichen Person, eine gültige Konformitätserklärung und Sicherheitswarnungen auf der Produktdetailseite. Produkte ohne diese Dokumentation laufen Gefahr, aus dem Verkauf genommen zu werden.

10. Überwachung der laufenden Compliance

Compliance endet nicht mit der Markteinführung. Vorschriften entwickeln sich weiter, und die neue EU-Produkthaftungsrichtlinie hat die Regeln für 2025 verschärft. Halten Sie die Kommunikation mit Lieferanten offen, aktualisieren Sie Ihre technischen Unterlagen bei Änderungen und überwachen Sie Kundenfeedback oder Vorfallberichte. Nur so bleiben Sie langfristig konform.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Allgemeine Produktsicherheitsverordnung (GPSR)?

Die GPSR (Verordnung (EU) 2023/988) ist das europäische Sicherheitsgesetz, das die alte Richtlinie zur allgemeinen Produktsicherheit ersetzt. Sie legt strengere Regeln für Risikobewertungen, technische Dokumentation, Kennzeichnung und die Einhaltung der Vorschriften für Online-Marktplätze fest. Sie gilt für alle Verbraucherprodukte, die nicht vollständig durch eine sektorspezifische Verordnung abgedeckt sind.

Gilt GPSR für meine Produkte?

Ja, sofern Ihre Produkte an Verbraucher in der EU verkauft werden und nicht bereits durch einen anderen Rahmen vollständig reguliert sind. Gängige Beispiele hierfür sind: Spielzeug, Körperpflege- und Schönheitsartikel, Elektronik, Haushaltswarenund andere.

Welche Dokumente werden für die GPSR-Konformität benötigt?

Sie benötigen mindestens eine dokumentierte Risikobewertung, A technische Unterlagen, eine Konformitätserklärung und eine ordnungsgemäße Kennzeichnung. EaseCert bietet einsatzbereite Ressourcen wie eine kostenlose Vorlage für die Risikoanalyse Und Etikettenvorlage.

Benötige ich SDS oder MSDS für mein Produkt?

Verwenden Sie Sicherheitsdatenblätter, wenn Stoffe oder Gemische Teil Ihres Produkts oder Prozesses sind. SDS ersetzten MSDS in der EU und müssen dem 16-Abschnitt-Format entsprechen. Sie unterstützen Ihre Risikobewertung und zeigen die Lieferkettenkontrolle für Beschichtungen, Tinten, Klebstoffe, Batterien und Textilveredelungen.

Was sollte ein Prüfbericht enthalten?

Fordern Sie von Laboren ISO/IEC 17025-Berichte an, die Methoden, Grenzwerte, Ergebnisse mit Einheiten, ggf. Messunsicherheit, Entscheidungsregeln für „Bestanden“ oder „Nicht bestanden“, Fotos und eine eindeutige Modellidentifikation enthalten. Der Bericht sollte direkt mit Ihrer Konformitätserklärung und Ihren technischen Unterlagen verknüpft sein.

Was passiert, wenn ich die GPSR nicht einhalte?

Bei Nichteinhaltung drohen Produktrückrufe, Geldstrafen oder die Entfernung Ihrer Angebote von Plattformen wie Amazon, Etsy, eBay, Temu und TikTok Shop. Behörden können Ihre Produkte auch vom EU-Markt verbannen.

Abschließende Gedanken

Die EU bietet einen der größten und attraktivsten Verbrauchermärkte der Welt, ist aber auch stark reguliert. Die GPSR macht die Einhaltung transparenter, nachvollziehbarer und durchsetzbarer. Mit dieser Checkliste, die Risikobewertungen, technische Unterlagen, die Ernennung einer verantwortlichen Person in der EU, Kennzeichnung, Marktüberwachungsbereitschaft und gründliche Tests umfasst, können Sie Ihr Produkt sicher auf dem EU-Markt platzieren.

Wenn ein Schritt unklar erscheint, kann die Zusammenarbeit mit einem Compliance-Spezialisten dafür sorgen, dass Ihre Markteinführung auf Kurs bleibt und Ihre Produkte ohne Unterbrechung auf dem Markt bleiben.

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