EU Responsible Person (GPSR)

Personne responsable de l’UE (GPSR)

La vente de produits de consommation dans l'Union européenne a considérablement évolué avec l'introduction de Règlement général sur la sécurité des produits, Règlement (UE) 2023/988. L'une des exigences les plus importantes est la désignation d'une personne responsable au sein de l'UE.

Cet article explique ce qu'est la personne responsable au sein de l'UE, qui en a besoin, en quoi consiste ce rôle et comment les entreprises peuvent rester en conformité lorsqu'elles mettent des produits de consommation sur le marché de l'UE.

Qu’est-ce qu’une personne responsable au sein de l’UE ?

Une personne responsable au sein de l'UE est un opérateur économique établi dans l'Union européenne qui fait office de contact officiel en matière de conformité pour un produit mis sur le marché de l'UE.

Conformément au règlement GPSR, les produits de consommation doivent être traçables jusqu'à un opérateur économique responsable au sein de l'UE. Cela garantit aux autorités de surveillance du marché un interlocuteur unique en cas de besoin de documentation technique, d'informations sur la sécurité ou de mesures correctives.

Pourquoi l'exigence de personne responsable de l'UE est importante

Cette exigence a été introduite pour combler une lacune importante en matière d'application de la loi, notamment pour les produits vendus en ligne par des entreprises établies hors de l'UE.

Avant le règlement GPSR, de nombreux vendeurs non européens pouvaient proposer leurs produits directement aux consommateurs de l'UE sans avoir d'entité juridiquement responsable au sein de l'Union. L'obligation de désigner une personne responsable au sein de l'UE garantit qu'une personne résidant dans l'UE puisse répondre aux autorités et veiller au respect des obligations en matière de sécurité des produits.

Qui a besoin d'un responsable européen ?

Vous pourriez avoir besoin d'une personne responsable au niveau de l'UE si votre entreprise est basée en dehors de l'Union européenne et que vous vendez des produits de consommation à des clients de l'UE.

Cela s'applique généralement à :

  • Fabricants non membres de l'UE vendant dans l'UE
  • Marques britanniques, américaines, canadiennes, australiennes, suisses ou autres marques hors UE vendant à des consommateurs de l'UE
  • Les vendeurs en ligne utilisent des plateformes telles qu'Amazon, Etsy, Shopify, eBay ou leur propre site web.
  • Entreprises expédiant directement aux consommateurs de l'UE sans importateur dans l'UE

Si votre entreprise dispose déjà d'un importateur établi dans l'UE, celui-ci peut agir en tant qu'opérateur économique responsable. Dans le cas contraire, il convient généralement de désigner une personne responsable distincte au niveau de l'UE.

Qui peut agir en tant que personne responsable au sein de l'UE ?

L’opérateur économique responsable peut être l’une des nombreuses parties concernées, selon la structure de la chaîne d’approvisionnement.

Parmi les opérateurs économiques responsables potentiels, on peut citer :

  • Un fabricant basé dans l'UE
  • Un importateur basé dans l'UE
  • Un représentant autorisé établi dans l'UE
  • Un prestataire de services d'exécution des commandes établi dans l'UE, alors qu'aucun autre opérateur basé dans l'UE n'existe

Pour de nombreux vendeurs non membres de l'UE, la solution la plus pratique consiste à désigner un représentant agréé ou un prestataire de services professionnel de personne responsable au sein de l'UE.

Principales fonctions du responsable de l'UE

Le rôle de personne responsable au sein de l'UE ne se limite pas à une adresse sur une étiquette. Il implique de véritables obligations de conformité.

1. Examen de la documentation relative à la sécurité des produits

La personne responsable au sein de l'UE doit s'assurer que la documentation nécessaire relative à la sécurité des produits est disponible. Celle-ci comprend généralement une description du produit, l'évaluation des risques, dossier technique, rapports d'essais le cas échéant, informations d'étiquetage et déclarations ou documents du fournisseur, le cas échéant.

2. Assurer le rôle de point de contact pour les autorités

Le responsable européen sert de point de contact pour les autorités de surveillance du marché de l'UE. Si une autorité demande des informations, le responsable doit être en mesure de fournir la documentation requise et de coopérer avec elle.

3. Appuyer les mesures correctives

Si un produit présente un risque pour la sécurité, la personne responsable au sein de l'UE peut être amenée à soutenir des actions correctives.Cela peut inclure la communication avec les autorités, le retrait de produits, la coordination des rappels ou la mise à jour des informations de sécurité (voir Rappel de produit en vertu de la loi GPSR).

4. Vérification de la traçabilité et de l'étiquetage

La personne responsable doit contribuer à garantir la traçabilité du produit. Cela implique de vérifier que le produit ou son emballage comporte les informations requises concernant le fabricant, l'identification du produit, le numéro de lot ou le modèle, ainsi que les coordonnées de la personne responsable de l'UE, le cas échéant (voir exigences d'étiquetage pour la conformité GPSR).

5. Soutien à la conformité après commercialisation

La conformité à la réglementation GPSR ne s'arrête pas à la vente du produit. Les entreprises doivent surveiller la sécurité des produits, traiter les réclamations, évaluer les incidents et coopérer avec les autorités compétentes en cas de besoin.

Exigences d'étiquetage de la personne responsable de l'UE

Pour les produits vendus dans l'UE, l'étiquetage doit permettre aux autorités et aux consommateurs d'identifier les opérateurs économiques concernés.

L'étiquette d'un produit conforme doit généralement comprendre :

  • Nom du fabricant et adresse postale
  • Contact électronique du fabricant, tel qu'un courriel ou un site web
  • Nom et adresse de la personne responsable au niveau de l'UE, le cas échéant
  • Personne responsable de l'UE - contact électronique
  • Identification du produit, telle que le modèle, le type, la référence, le lot ou le numéro de série
  • Avertissements et consignes de sécurité pertinents dans les langues de l'UE requises (voir Exemples d'avertissement GPSR)

Le format exact de l'étiquetage dépend du type de produit, de l'emballage, de l'espace disponible et de la législation européenne applicable.

Responsable au niveau de l'UE vs. Représentant autorisé

Les termes «personne responsable de l’UE» et «représentant autorisé» sont souvent utilisés ensemble, mais ils ne sont pas toujours synonymes.

Un représentant autorisé est une personne ou une entité officiellement désignée par un fabricant au moyen d'un mandat écrit. Ce représentant autorisé peut accomplir des tâches réglementaires spécifiques au nom du fabricant.

La personne responsable au sein de l'UE est l'opérateur économique que les autorités peuvent contacter en matière de sécurité et de conformité des produits. Dans de nombreux cas, le représentant autorisé fait également office de personne responsable au sein de l'UE aux fins du règlement GPSR.

La personne responsable au sein de l'UE remplace-t-elle les essais de produits ?

Non. La désignation d'une personne responsable au niveau de l'UE ne remplace pas les essais de produits, l'évaluation des risques ni la documentation technique.

La personne responsable soutient la conformité, mais le fabricant demeure responsable de la mise sur le marché de l'UE de produits sûrs. Si des essais sont requis en raison de la catégorie de produit, du matériau, de la classification par âge, des caractéristiques électriques, de l'exposition chimique ou d'autres risques, les rapports d'essais pertinents doivent être obtenus et conservés dans le dossier technique (voir Tests chimiques pour la conformité à l'UE et Exigences relatives aux fiches de données de sécurité).

Chaque produit nécessite-t-il un responsable européen distinct ?

Non. Une entreprise peut désigner une seule personne responsable au sein de l'UE pour couvrir plusieurs groupes de produits, à condition que le périmètre soit clairement défini et que la personne responsable ait accès à la documentation requise pour chaque produit.

Cependant, chaque produit ou groupe de produits nécessite une évaluation des risques et une documentation technique appropriées. La désignation d'une seule personne responsable ne garantit pas la conformité automatique de l'ensemble du portefeuille de produits.

Que se passe-t-il si vous n'avez pas de personne responsable au niveau de l'UE ?

Si la personne responsable requise au niveau de l'UE est absente, le produit pourrait ne pas être légalement mis sur le marché de l'UE.

Les conséquences possibles sont les suivantes :

Les plateformes de vente en ligne exercent également une pression accrue sur les vendeurs afin qu'ils fournissent les coordonnées de la personne responsable, la documentation technique et un étiquetage conforme avant que les produits puissent rester disponibles pour les consommateurs de l'UE (voir Conformité Amazon UE).

Exemple pratique

Une marque britannique vend des accessoires de décoration faits main à des clients en Allemagne, en France, en Espagne et en Italie via son site web et sa boutique Etsy. La marque n'a pas d'importateur au sein de l'UE et expédie directement depuis le Royaume-Uni vers les consommateurs européens.

Dans ce cas, la marque doit désigner une personne responsable au sein de l'UE. Les coordonnées de cette personne responsable doivent figurer sur le produit, son emballage, la notice d'emballage ou les documents d'accompagnement, selon le produit et l'espace disponible. La marque doit également fournir la documentation technique requise, notamment la description du produit, les matériaux utilisés, l'évaluation des risques, l'étiquetage et, le cas échéant, les documents justificatifs des fournisseurs ou des essais.

Comment EaseCert soutient la conformité aux exigences de la personne responsable de l'UE

EaseCert accompagne les entreprises non européennes en matière de conformité GPSR et propose des services de personne responsable UE pour les produits de consommation vendus dans l'Union européenne.

Notre soutien peut comprendre :

  • Service de personne responsable de l'UE
  • Évaluation des risques GPSR
  • revue de la documentation technique
  • stratégie de regroupement de produits
  • Examen des étiquettes et modèles d'étiquettes conformes aux normes de l'UE
  • Projet de déclaration de conformité, le cas échéant
  • Assistance à l'enregistrement EU Safety Gate pour les vendeurs en ligne (voir Enregistrement EU Safety Gate)
  • Soutien à la communication des autorités, le cas échéant

L’objectif est de créer une structure de conformité pratique et juridiquement solide, sans duplication inutile entre produits similaires. Découvrez nos services ici : services de conformité GPSR.

Foire aux questions

Ai-je toujours besoin d'une personne responsable au niveau de l'UE ?

Si votre entreprise est établie hors de l'Union européenne et que vous vendez des produits de consommation directement à des clients de l'UE, vous aurez généralement besoin d'une personne responsable au niveau de l'UE. Si vous avez déjà un importateur établi dans l'UE, ce rôle est généralement assumé par ce dernier.

Puis-je désigner une seule personne responsable au sein de l'UE pour tous mes produits ?

Oui. Une seule personne responsable au niveau de l'UE peut couvrir plusieurs groupes de produits, à condition que le périmètre soit clairement défini et que la documentation technique requise soit disponible pour chaque produit. Cependant, chaque groupe de produits nécessite toujours sa propre évaluation des risques et sa propre documentation.

Où dois-je indiquer les coordonnées de la personne responsable au sein de l'UE ?

Le nom et les coordonnées de la personne responsable au sein de l'UE doivent figurer sur le produit, son emballage ou les documents qui l'accompagnent. L'emplacement exact dépend de la taille du produit et des contraintes liées à son emballage, mais ces informations doivent être accessibles aux autorités et aux consommateurs.

La désignation d'une personne responsable au sein de l'UE rend-elle mon produit conforme ?

Non. La personne responsable veille au respect des normes, mais la responsabilité de la sécurité du produit incombe toujours au fabricant. Une évaluation des risques appropriée, une documentation technique, un étiquetage et des tests adéquats restent nécessaires, le cas échéant.

De quels documents le responsable de l'UE a-t-il besoin ?

En règle générale, cela comprend une description du produit, une nomenclature des matériaux, une évaluation des risques, un dossier technique, un visuel d'étiquetage et tous les rapports de test ou déclarations de fournisseurs pertinents.La personne responsable doit pouvoir les fournir aux autorités sur demande.

Une personne responsable au sein de l'UE est-elle la même chose qu'un représentant autorisé ?

Pas exactement. Un représentant autorisé est formellement désigné par mandat, tandis que la personne responsable de l'UE est l'opérateur économique chargé du respect du règlement GPSR. En pratique, une même entité peut assumer les deux rôles.

Que se passe-t-il si je ne désigne pas de responsable européen ?

Vos produits peuvent être bloqués en douane, retirés des plateformes de vente en ligne ou faire l'objet de mesures coercitives. Les autorités peuvent également exiger le retrait ou le rappel des produits si les exigences de conformité ne sont pas respectées.

Les plateformes de vente en ligne comme Amazon exigent-elles la désignation d'une personne responsable au sein de l'UE ?

Oui. De nombreuses plateformes de vente en ligne exigent que les vendeurs fournissent les coordonnées de la personne responsable au sein de l'UE ainsi que les documents de conformité avant d'autoriser la vente de leurs produits aux consommateurs de l'UE.

En combien de temps puis-je me conformer aux exigences ?

Cela dépend de la disponibilité de votre documentation. Dans la plupart des cas, la documentation de conformité, y compris les modèles d'évaluation des risques et d'étiquetage, peut être établie en quelques jours ouvrables une fois toutes les informations requises fournies.

Cela s'applique-t-il aux entreprises artisanales ou aux petites entreprises ?

Oui. Le règlement GPSR s'applique quelle que soit la taille de l'entreprise. Même les petites entreprises et les vendeurs de produits artisanaux doivent respecter les mêmes exigences de base en matière de sécurité, d'étiquetage et de traçabilité lorsqu'ils vendent dans l'UE.


Conclusion

La personne responsable au sein de l'UE est désormais un élément central de la conformité des produits pour les entreprises non membres de l'UE vendant des produits de consommation dans l'Union européenne.

Pour de nombreuses marques, cette exigence est facile à gérer si une structure adéquate est mise en place dès le départ. Les points essentiels sont un regroupement clair des produits, un étiquetage précis, une documentation technique complète et un interlocuteur basé dans l'UE capable de répondre aux autorités en cas de besoin (voir aussi Liste de contrôle pour le lancement de produits dans l'UE et Guide de conformité de l'UE).

Ressources officielles de l'UE

Pour plus de précisions, les ressources officielles de l'UE suivantes fournissent le fondement juridique et les informations complémentaires :

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