Người chịu trách nhiệm của EU (GPSR)

Việc bán các sản phẩm tiêu dùng tại Liên minh châu Âu đã thay đổi đáng kể với sự ra đời của quy định này. Quy định chung về an toàn sản phẩm, Quy định (EU) 2023/988. Một trong những yêu cầu quan trọng nhất là việc bổ nhiệm một Người chịu trách nhiệm của EU.

Bài viết này giải thích Người chịu trách nhiệm của EU là gì, ai cần người này, vai trò của người này bao gồm những gì và làm thế nào các doanh nghiệp có thể tuân thủ quy định khi đưa sản phẩm tiêu dùng ra thị trường EU.

Người chịu trách nhiệm của EU là gì?

Người chịu trách nhiệm của EU là một nhà kinh doanh được thành lập tại Liên minh Châu Âu, đóng vai trò là người liên hệ chính thức về việc tuân thủ quy định đối với một sản phẩm được đưa ra thị trường EU.

Theo GPSR, các sản phẩm tiêu dùng phải có thể truy xuất nguồn gốc đến nhà kinh doanh có trách nhiệm tại EU. Điều này đảm bảo các cơ quan giám sát thị trường có đầu mối liên hệ rõ ràng nếu họ cần tài liệu kỹ thuật, thông tin an toàn hoặc biện pháp khắc phục.

Vì sao yêu cầu về người chịu trách nhiệm của EU lại quan trọng

Yêu cầu này được đưa ra nhằm khắc phục một lỗ hổng lớn trong việc thực thi pháp luật, đặc biệt là đối với các sản phẩm được bán trực tuyến bởi các doanh nghiệp có trụ sở bên ngoài EU.

Trước khi có Quy định về trách nhiệm pháp lý chung của EU (GPSR), nhiều người bán ngoài EU có thể cung cấp sản phẩm trực tiếp cho người tiêu dùng EU mà không cần một thực thể chịu trách nhiệm pháp lý nào trong Liên minh. Yêu cầu về Người chịu trách nhiệm pháp lý của EU đảm bảo rằng có người nào đó trong EU có thể phản hồi với các cơ quan chức năng và hỗ trợ các nghĩa vụ về an toàn sản phẩm.

Ai cần một Người chịu trách nhiệm của EU?

Nếu doanh nghiệp của bạn đặt trụ sở bên ngoài Liên minh Châu Âu và bán các sản phẩm tiêu dùng cho khách hàng EU, bạn có thể cần một Người chịu trách nhiệm của EU.

Điều này thường áp dụng cho:

• Các nhà sản xuất ngoài EU bán hàng vào EU
• Các thương hiệu của Anh, Mỹ, Canada, Úc, Thụy Sĩ hoặc các thương hiệu ngoài EU khác bán hàng cho người tiêu dùng EU.
• Người bán hàng trực tuyến sử dụng các nền tảng như Amazon, Etsy, Shopify, eBay hoặc trang web riêng của họ.
• Các doanh nghiệp vận chuyển hàng trực tiếp đến người tiêu dùng EU mà không thông qua nhà nhập khẩu EU.

Nếu doanh nghiệp của bạn đã có nhà nhập khẩu đặt tại EU, nhà nhập khẩu đó có thể đóng vai trò là nhà điều hành kinh tế chịu trách nhiệm. Nếu không, thông thường cần phải chỉ định một Người chịu trách nhiệm riêng biệt của EU.

Ai có thể đóng vai trò là Người chịu trách nhiệm của EU?

Bên chịu trách nhiệm về mặt kinh tế có thể là một trong số nhiều bên, tùy thuộc vào cấu trúc chuỗi cung ứng.

Các nhà kinh tế có trách nhiệm tiềm năng bao gồm:

• Một nhà sản xuất có trụ sở tại EU
• Một nhà nhập khẩu có trụ sở tại EU
• Một đại diện được ủy quyền thành lập tại EU
• Một nhà cung cấp dịch vụ hoàn thiện đơn hàng được thành lập tại EU, nơi không có nhà điều hành nào khác có trụ sở tại EU.

Đối với nhiều người bán không thuộc EU, giải pháp thiết thực nhất là chỉ định một đại diện được ủy quyền hoặc nhà cung cấp dịch vụ Người chịu trách nhiệm chuyên nghiệp của EU.

Nhiệm vụ chính của Người chịu trách nhiệm của EU

Vai trò của Người chịu trách nhiệm của EU không chỉ là một địa chỉ trên nhãn mác. Nó đi kèm với những nghĩa vụ tuân thủ thực tế.

1. Rà soát tài liệu an toàn sản phẩm

Người chịu trách nhiệm của EU phải đảm bảo rằng các tài liệu an toàn sản phẩm cần thiết đều có sẵn. Thông thường, các tài liệu này bao gồm mô tả sản phẩm, đánh giá rủi ro, tệp kỹ thuật, Các báo cáo thử nghiệm (nếu có), thông tin ghi nhãn và các tuyên bố hoặc tài liệu của nhà cung cấp (nếu áp dụng).

2. Đóng vai trò là đầu mối liên lạc với các cơ quan chức năng.

Người chịu trách nhiệm của EU đóng vai trò là đầu mối liên lạc với các cơ quan giám sát thị trường của EU. Nếu một cơ quan yêu cầu thông tin, Người chịu trách nhiệm phải có khả năng cung cấp các tài liệu cần thiết và hợp tác với cơ quan đó.

3. Hỗ trợ các hành động khắc phục

Nếu một sản phẩm tiềm ẩn rủi ro về an toàn, Người chịu trách nhiệm của EU có thể cần hỗ trợ các biện pháp khắc phục.Điều này có thể bao gồm liên lạc với các cơ quan chức năng, thu hồi sản phẩm, phối hợp thu hồi sản phẩm hoặc cập nhật thông tin an toàn (xem Thu hồi sản phẩm theo chương trình GPSR).

4. Kiểm tra khả năng truy xuất nguồn gốc và ghi nhãn

Người chịu trách nhiệm phải giúp đảm bảo sản phẩm có thể truy xuất nguồn gốc. Điều này bao gồm việc kiểm tra xem sản phẩm hoặc bao bì có bao gồm các thông tin cần thiết về nhà sản xuất, mã nhận dạng sản phẩm, thông tin lô hoặc kiểu máy, và thông tin liên hệ của Người chịu trách nhiệm tại EU nếu cần (xem các yêu cầu về ghi nhãn để tuân thủ GPSR).

5. Hỗ trợ tuân thủ quy định sau khi đưa sản phẩm ra thị trường

Việc tuân thủ GPSR không kết thúc sau khi sản phẩm được bán ra. Các doanh nghiệp phải giám sát an toàn sản phẩm, xử lý khiếu nại, đánh giá sự cố và hợp tác với các cơ quan chức năng khi cần thiết.

Yêu cầu ghi nhãn của người chịu trách nhiệm tại EU

Đối với các sản phẩm được bán tại EU, nhãn mác phải cho phép các cơ quan chức năng và người tiêu dùng xác định được các nhà kinh doanh có liên quan.

Nhãn sản phẩm tuân thủ quy định thường bao gồm:

• Tên nhà sản xuất và địa chỉ bưu điện
• Thông tin liên hệ điện tử của nhà sản xuất, chẳng hạn như email hoặc trang web.
• Tên và địa chỉ của Người chịu trách nhiệm của EU, nếu có.
• Liên hệ điện tử của Người chịu trách nhiệm của EU
• Thông tin nhận dạng sản phẩm, chẳng hạn như kiểu máy, loại, mã SKU, lô hàng hoặc số sê-ri.
• Các cảnh báo và hướng dẫn an toàn liên quan bằng các ngôn ngữ EU bắt buộc (xem Ví dụ cảnh báo GPSR)

Định dạng nhãn cụ thể phụ thuộc vào loại sản phẩm, bao bì, không gian có sẵn và luật pháp EU hiện hành.

Người chịu trách nhiệm của EU so với đại diện được ủy quyền

Các thuật ngữ "Người chịu trách nhiệm của EU" và "đại diện được ủy quyền" thường được sử dụng cùng nhau, nhưng chúng không phải lúc nào cũng giống nhau.

Người đại diện được ủy quyền là bên được nhà sản xuất chính thức chỉ định thông qua văn bản ủy quyền. Người đại diện được ủy quyền có thể thực hiện các nhiệm vụ quản lý cụ thể thay mặt cho nhà sản xuất.

Người chịu trách nhiệm của EU là nhà kinh doanh mà các cơ quan chức năng có thể liên hệ để hỏi về vấn đề an toàn sản phẩm và tuân thủ quy định. Trong nhiều trường hợp, người đại diện được ủy quyền cũng đóng vai trò là Người chịu trách nhiệm của EU cho mục đích GPSR.

Liệu vai trò của Người chịu trách nhiệm theo quy định của EU có thay thế việc thử nghiệm sản phẩm?

Không. Việc chỉ định Người chịu trách nhiệm của EU không thay thế việc thử nghiệm sản phẩm, đánh giá rủi ro hoặc tài liệu kỹ thuật.

Người chịu trách nhiệm hỗ trợ việc tuân thủ, nhưng nhà sản xuất vẫn chịu trách nhiệm đưa các sản phẩm an toàn ra thị trường EU. Nếu việc thử nghiệm là cần thiết do loại sản phẩm, vật liệu, phân loại độ tuổi, đặc tính điện, tiếp xúc hóa chất hoặc các rủi ro khác, thì các báo cáo thử nghiệm liên quan vẫn phải được thu thập và lưu giữ trong hồ sơ kỹ thuật (xem kiểm tra hóa chất để tuân thủ quy định của EU Và Yêu cầu SDS).

Liệu mỗi sản phẩm có cần một người chịu trách nhiệm riêng biệt theo quy định của EU?

Không. Một doanh nghiệp có thể chỉ định một Người chịu trách nhiệm của EU để phụ trách nhiều nhóm sản phẩm, miễn là phạm vi được xác định rõ ràng và Người chịu trách nhiệm có quyền truy cập vào các tài liệu cần thiết cho từng sản phẩm.

Tuy nhiên, mỗi sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm vẫn cần có đánh giá rủi ro và tài liệu kỹ thuật riêng phù hợp. Một địa chỉ của Người chịu trách nhiệm duy nhất không tự động đảm bảo toàn bộ danh mục sản phẩm tuân thủ quy định.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không có người chịu trách nhiệm của EU?

Nếu thiếu người chịu trách nhiệm theo quy định của EU, sản phẩm đó có thể không được phép lưu hành hợp pháp trên thị trường EU.

Các hậu quả có thể xảy ra bao gồm:

• xóa tin đăng trên chợ
• Trì hoãn hải quan hoặc tạm giữ hàng hóa
• Yêu cầu từ các cơ quan giám sát thị trường
• Thu hồi hoặc rút sản phẩm
• Phạt tiền hoặc biện pháp cưỡng chế theo luật quốc gia (xem Hình phạt GPSR Và Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không tuân thủ?)

Các sàn thương mại điện tử cũng đang gây áp lực lớn hơn lên người bán để cung cấp thông tin về Người chịu trách nhiệm, tài liệu kỹ thuật và nhãn mác tuân thủ quy định trước khi sản phẩm có thể tiếp tục được bán cho người tiêu dùng EU (xem Tuân thủ quy định EU của Amazon).

Ví dụ thực tế

Một thương hiệu có trụ sở tại Anh bán các phụ kiện trang trí nhà cửa thủ công cho khách hàng ở Đức, Pháp, Tây Ban Nha và Ý thông qua trang web riêng và cửa hàng Etsy của mình. Thương hiệu này không có nhà nhập khẩu tại EU và vận chuyển trực tiếp từ Anh đến người tiêu dùng EU.

Trong trường hợp này, thương hiệu cần một Người chịu trách nhiệm theo quy định của EU. Thông tin chi tiết về Người chịu trách nhiệm cần được hiển thị trên sản phẩm, bao bì, tờ hướng dẫn sử dụng hoặc tài liệu kèm theo, tùy thuộc vào sản phẩm và không gian có sẵn. Thương hiệu cũng phải chuẩn bị các tài liệu kỹ thuật cần thiết, bao gồm mô tả sản phẩm, vật liệu, đánh giá rủi ro, nhãn mác và các tài liệu hỗ trợ từ nhà cung cấp hoặc tài liệu kiểm nghiệm nếu có liên quan.

EaseCert hỗ trợ việc tuân thủ quy định về trách nhiệm của người được ủy quyền tại EU như thế nào?

EaseCert hỗ trợ các doanh nghiệp ngoài EU tuân thủ quy định GPSR và cung cấp dịch vụ Người chịu trách nhiệm của EU đối với các sản phẩm tiêu dùng được bán tại Liên minh Châu Âu.

Sự hỗ trợ của chúng tôi có thể bao gồm:

• Dịch vụ Người chịu trách nhiệm của EU
• Đánh giá rủi ro GPSR
• Xem xét tài liệu kỹ thuật
• Chiến lược nhóm sản phẩm
• Đánh giá nhãn tuân thủ quy định của EU và các mẫu nhãn.
• Bản dự thảo Tuyên bố về sự phù hợp (nếu có)
• Hỗ trợ đăng ký Cổng An toàn EU dành cho người bán hàng trực tuyến (xem Đăng ký Cổng An toàn EU)
• Hỗ trợ liên lạc với cơ quan chức năng khi cần thiết.

Mục tiêu là tạo ra một cấu trúc tuân thủ thiết thực và có thể bảo vệ về mặt pháp lý, tránh sự trùng lặp không cần thiết giữa các sản phẩm tương tự. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các dịch vụ của chúng tôi tại đây: Dịch vụ tuân thủ GPSR.

Phần kết luận

Hiện nay, vai trò của Người chịu trách nhiệm của EU là một phần cốt lõi trong việc tuân thủ các quy định về sản phẩm đối với các doanh nghiệp ngoài EU bán sản phẩm tiêu dùng vào Liên minh châu Âu.

Đối với nhiều thương hiệu, yêu cầu này không khó quản lý nếu cấu trúc phù hợp được thiết lập ngay từ đầu. Những điểm quan trọng là phân nhóm sản phẩm rõ ràng, ghi nhãn chính xác, tài liệu kỹ thuật đầy đủ và một đầu mối liên hệ tại EU có thể phản hồi các cơ quan chức năng khi cần thiết (xem thêm). Danh sách kiểm tra ra mắt sản phẩm của EU Và Hướng dẫn tuân thủ quy định của EU).

Tài liệu chính thức của EU

Để tham khảo thêm, các nguồn tài liệu chính thức sau đây của EU cung cấp cơ sở pháp lý và thông tin hỗ trợ:

• Quy định (EU) 2023/988 về an toàn sản phẩm nói chung
• Ủy ban Châu Âu: Quy định chung về an toàn sản phẩm
• Cổng an toàn EU: Hệ thống cảnh báo nhanh
• Cổng thông tin doanh nghiệp an toàn của EU
• Quy định (EU) 2019/1020 về giám sát thị trường và tuân thủ sản phẩm
• Chỉ thị về trách nhiệm sản phẩm (EU) 2024/2853