Responsable UE pour les parfums et les cosmétiques
Quelles sont les exigences pour les marques avant de vendre dans l'UE ?
Si vous prévoyez de vendre des parfums, des huiles corporelles ou d'autres produits cosmétiques dans l'Union européenne, la désignation d'un représentant légal est obligatoire. Personne responsable de l'UE est obligatoire. Ce rôle est souvent mal compris. De nombreux propriétaires de marques supposent que le fait d'avoir Fiches de données de sécurité (FDS) ou que la fabrication en Europe soit suffisante. En vertu du droit de l'UE, ce n'est pas le cas.
Cet article explique le rôle de la personne responsable au sein de l'UE, les exigences préalables à la mise sur le marché des cosmétiques dans l'Union européenne, ainsi que l'étendue de ses responsabilités. Il précise également le rôle des fiches de données de sécurité (FDS) et du règlement CLP, et les capacités et limites d'EaseCert.
1. Les parfums sont-ils considérés comme des produits cosmétiques dans l'UE ?
Oui. Les parfums de luxe à base d'alcool, notamment l'eau de parfum, l'extrait de parfum, le parfum et les produits similaires, sont classés comme produits cosmétiques en vertu du règlement européen (CE) n° 1223/2009.
1.1 Objet du règlement relatif aux produits cosmétiques
En vertu du droit de l'UE, les cosmétiques comprennent toute substance ou tout mélange destiné à être appliqué sur les parties externes du corps humain (telles que la peau, les cheveux, les ongles, les lèvres ou les zones intimes externes) ou sur les dents et les muqueuses de la cavité buccale, principalement pour une ou plusieurs des finalités suivantes : Parfumer, modifier l'apparence, protéger, maintenir en bon état et corriger les odeurs corporelles.
Les parfums et les produits cosmétiques appartiennent à la catégorie des produits cosmétiques (soins personnels). &et; Produits de beauté) groupe en vertu du droit de l'UE.
Ce groupe est défini et réglementé par le règlement (CE) n° 1223/2009 relatif aux produits cosmétiques, qui s'applique à tous les produits destinés à être appliqués sur les parties externes du corps humain ou sur les dents ou la muqueuse buccale à des fins cosmétiques.
1.2 Ce que comprend ce groupe de produits
Le groupe des produits cosmétiques comprend, sans toutefois s'y limiter :
Parfums et fragrances (Eau de Parfum, Extrait de Parfum, Parfum), huiles corporelles et huiles de massage, produits de soin de la peau tels que crèmes, lotions et sérums, produits pour les cheveux et le cuir chevelu, cosmétiques décoratifs et maquillage, et produits d'hygiène personnelle non médicamenteux.
1.3 Clarifications réglementaires
Les parfums ne sont pas considérés comme une catégorie réglementaire à part entière dans la législation européenne. Ils constituent une sous-catégorie des produits cosmétiques, même s'ils peuvent également être soumis à la législation relative aux produits chimiques au niveau de la chaîne d'approvisionnement, notamment en ce qui concerne la classification CLP et les fiches de données de sécurité pour les mélanges à base d'alcool.
1.4 Pourquoi cette classification est importante
Les parfums étant classés comme produits cosmétiques, ils sont soumis à la procédure de conformité des cosmétiques et non au Règlement général sur la sécurité des produits (RGSP). Cela signifie que la conformité repose sur des exigences spécifiques aux cosmétiques, telles qu'un rapport sur la sécurité des produits cosmétiques (RSPC), un dossier d'information produit (DIP), une notification CPNP et la désignation d'une personne responsable au niveau de l'UE.
Il est essentiel de comprendre ce regroupement de produits de niveau supérieur, car il détermine le cadre juridique applicable, les documents requis et les autorités de contrôle.
Si vous mettez le produit sur le marché de l'UE sous votre marque, vous êtes responsable de sa conformité (même si un fabricant tiers a créé la formule et produit les produits finis).
2. Que signifie « mettre un produit cosmétique sur le marché de l’UE » ?
La notion de « mise sur le marché » est plus large que ne le pensent de nombreux propriétaires de marques. Elle désigne généralement la mise à disposition d'un produit pour distribution, consommation ou utilisation dans l'UE dans le cadre d'une activité commerciale, que ce soit à titre onéreux ou gratuit.
2.1. Canaux de vente comptabilisés comme mise sur le marché de l'UE
Exemples :
Boutiques en ligne DTC livrant aux consommateurs de l'UE, ventes via des places de marché (voir Conformité des ventes Amazon UE), les ventes par l’intermédiaire de distributeurs, de grossistes ou de boutiques sélectionnées, et la distribution promotionnelle (si elle fait partie d’une stratégie commerciale).
2.2 Un portefeuille, de multiples obligations
Si vous vendez plusieurs références, chaque produit doit avoir sa propre évaluation de sécurité et sa propre documentation. La personne responsable doit également être clairement identifiée pour chaque produit et sa documentation.
3. Qu’est-ce qu’une personne responsable de l’UE ?
La personne responsable de l'UE (EURP) est l'entité juridique établie dans l'Union européenne qui assume la responsabilité réglementaire d'un produit cosmétique en vertu du règlement (CE) n° 1223/2009.
3.1 Pourquoi la personne responsable est obligatoire
Sans personne responsable désignée, un produit cosmétique ne peut être vendu légalement dans l'UE. Les autorités et les organismes de surveillance du marché ont besoin d'une entité basée dans l'UE chargée de la conformité, de la disponibilité de la documentation et des actions post-commercialisation en cas de problèmes de sécurité (voir Pourquoi une personne responsable de l'UE est-elle requise ?).
3.2 Où la personne responsable doit comparaître
Le nom et l'adresse de la personne responsable doivent figurer sur l'étiquette du produit (voir exigences d'étiquetage de l'UE). De plus, la personne responsable doit être en mesure de fournir rapidement le dossier d'information sur le produit (DIP) sur demande des autorités.
4. La personne responsable au sein de l'UE ne représente qu'un élément de la conformité des cosmétiques.
La désignation d'une personne responsable au sein de l'UE ne dispense pas du respect intégral de la réglementation relative aux cosmétiques. Avant qu'un parfum ou un produit cosmétique puisse être légalement mis sur le marché de l'UE, les conditions suivantes doivent être remplies pour chaque produit.
4.1 Rapport sur la sécurité des produits cosmétiques (CPSR)
Un rapport d'évaluation de la sécurité des produits cosmétiques (CPSR) est obligatoire pour tout produit cosmétique vendu dans l'UE. Il doit être établi et signé par un évaluateur de la sécurité des produits cosmétiques qualifié (généralement un toxicologue) répondant aux exigences légales de qualification prévues par la réglementation sur les produits cosmétiques.
4.1.1 Ce que le CPSR évalue
Le CPSR évalue la sécurité des consommateurs dans des conditions d'utilisation normales et raisonnablement prévisibles. Il couvre généralement :
Examen des ingrédients et profils toxicologiques, calculs d'exposition, marges de sécurité, impuretés et considérations de stabilité, qualité microbiologique le cas échéant, utilisation prévue et groupes de consommateurs cibles, mésusage prévisible le cas échéant et conclusion générale sur la sécurité.
4.1.2 La fiche de données de sécurité (FDS) est utile, mais il ne s'agit pas d'un rapport de sécurité des produits chimiques (CPSR).
Une fiche de données de sécurité (FDS) est un document relatif aux produits chimiques utilisés sur le lieu de travail et dans la chaîne d'approvisionnement ; elle ne remplace pas une fiche de données de sécurité des produits chimiques (FDSPC). Pour les cosmétiques, l'évaluation de la sécurité porte sur l'exposition du consommateur liée à l'usage prévu du produit, ce qui diffère de la classification des risques professionnels ou chimiques.
4.2 Fichier d'information produit (PIF)
Chaque produit cosmétique doit être accompagné d'un dossier d'information produit (DIP) complet. Le DIP doit être conservé à l'adresse de la personne responsable au sein de l'UE et communiqué aux autorités sur demande (voir guide relatif aux fichiers techniques et à la documentation).
4.3 Notification CPNP
Tout produit cosmétique doit être notifié sur le portail de notification des produits cosmétiques (CPNP) avant sa mise en vente dans l'UE.
5. Le rôle du règlement CLP et des fiches de données de sécurité pour les parfums
Les produits cosmétiques finis sont principalement réglementés par le règlement (CE) n° 1223/2009. Cependant, le règlement (CE) n° 1272/2008 relatif à la classification, à l’étiquetage et à l’emballage (CLP) joue toujours un rôle de soutien important pour les substances et les mélanges dans la chaîne d’approvisionnement.
Pour en savoir plus, consultez l'article d'EaseCert sur Règlement CLP (CE) n° 1272/2008.
6. Le rôle d'EaseCert en tant que personne responsable de l'UE
EaseCert accompagne les marques en agissant comme personne responsable au sein de l'UE une fois que toute la documentation obligatoire est en place. Un aperçu des services est disponible sous Ce que nous proposons. Vous trouverez ici un aperçu détaillé des critères d'admissibilité, de la portée des services et des exigences d'intégration : Soins personnels &Produits de beauté et service de personne responsable de l'UE
7. Ce qu'EaseCert ne fait pas
Pour éviter toute confusion, il est important de définir clairement les limites de la zone de service.
8. Combien de références peuvent être couvertes ?
Les principes de regroupement suivent une approche de documentation basée sur les risques, similaire à celle de processus d'analyse des risques GPSR.
9. Chronologie type de l'intégration
Une fois que tous les documents requis sont disponibles et complets, l'intégration prend généralement de 5 à 10 jours ouvrables.
10. Séquence pratique de conformité pour les marques de parfums et de cosmétiques
Pour un contexte plus large sur la conformité des produits de l'UE, voir le Liste de contrôle pour le lancement de produits dans l'UE et le Guide de conformité de l'UE pour les produits de consommation.
Foire aux questions
Les produits de parfumerie et d'encens nécessitent-ils la désignation d'une personne responsable au sein de l'UE ?
Oui. Tous les produits cosmétiques mis sur le marché de l'UE, y compris les parfums et les fragrances à base d'alcool, doivent avoir un responsable désigné au sein de l'Union européenne. Cette exigence s'applique quel que soit le lieu de fabrication du produit et son mode de vente (en ligne ou en points de vente physiques).
Une fiche de données de sécurité (FDS) est-elle suffisante pour vendre des parfums dans l'UE ?
Non. Une fiche de données de sécurité (FDS) est un document relatif à la chaîne d'approvisionnement des produits chimiques, établi conformément au règlement CLP, et ne remplace pas un rapport de sécurité des produits cosmétiques (RSP). Pour accéder au marché de l'UE, un RSP et un dossier d'information produit complet sont obligatoires.
Quelle est la différence entre un CPSR et un SDS ?
Une fiche de données de sécurité (FDS) porte sur la classification des risques chimiques, la manipulation en milieu de travail, le stockage et la sécurité du transport. Une évaluation de la sécurité des produits cosmétiques (ESPC) évalue la sécurité des consommateurs dans des conditions normales et prévisibles d'utilisation des cosmétiques, notamment par le calcul de l'exposition et l'analyse toxicologique. Ces deux documents peuvent concerner un même produit, mais ils répondent à des objectifs réglementaires différents.
Ai-je besoin d'un CPSR distinct pour chaque référence de parfum ?
Oui. Chaque produit cosmétique nécessite son propre rapport d'évaluation des risques pour la sécurité des produits (RESP). Même lorsque les parfums appartiennent à la même marque ou collection, les différences de formulation ou de concentration exigent généralement des évaluations de sécurité individuelles.
Plusieurs parfums peuvent-ils être couverts par un seul service de personne responsable de l'UE ?
Oui, dans de nombreux cas, plusieurs références de parfums peuvent être gérées par un seul responsable européen lorsqu'elles forment une famille de produits cohérente. Cela ne dispense toutefois pas de l'obligation de soumettre des déclarations CPSR, PIF et CPNP individuelles pour chaque produit.
Le fait de fabriquer le produit en France ou dans un autre pays de l'UE dispense-t-il de désigner une personne responsable au sein de l'UE ?
Non. Même si un parfum est fabriqué dans un État membre de l'UE, une personne responsable au sein de l'UE doit tout de même être formellement désignée pour le produit fini mis sur le marché sous votre marque.
EaseCert prépare-t-il les CPSR ou soumet-il les notifications CPNP ?
Non. EaseCert n'établit pas de rapports sur la sécurité des produits cosmétiques, ne soumet pas de notifications CPNP et ne compile pas de dossiers d'information sur les produits. Ces démarches doivent être effectuées par des tiers qualifiés. EaseCert agit en tant que personne responsable au niveau de l'UE une fois que toute la documentation obligatoire est complète.
Combien de temps faut-il pour nommer une personne responsable au sein de l'UE ?
Une fois tous les documents requis réunis et disponibles, l'intégration de la personne responsable au sein de l'UE prend généralement de 5 à 10 jours ouvrables. Des retards surviennent généralement lorsque les rapports CPSR, les PIF ou les éléments d'étiquetage sont incomplets ou incohérents.
Où doit-on conserver le dossier d'information sur le produit ?
Le dossier d'information sur le produit doit être tenu à disposition à l'adresse de la personne responsable au sein de l'UE et fourni sans délai aux autorités de l'UE sur demande.
Que se passe-t-il si je vends des parfums dans l'UE sans désigner de personne responsable au sein de l'UE ?
La vente de produits cosmétiques sans personne responsable au sein de l'UE constitue une infraction réglementaire. Les autorités peuvent ordonner le retrait de produits, l'interdiction de vente, le rappel de marchandises et imposer des sanctions. Les plateformes de vente en ligne peuvent également supprimer les annonces non conformes.
11. Références et sources officielles
- Règlement (CE) n° 1223/2009 relatif aux produits cosmétiques (EUR-Lex)
- Règlement (CE) n° 1272/2008 (CLP) (EUR-Lex)
- Portail de notification des produits cosmétiques (CPNP), Commission européenne
- Cadre réglementaire de l'UE pour les cosmétiques, Commission européenne
Pour toute autre question, veuillez consulter le FAQ EaseCert ou contacter EaseCert directement.